Gå til hovedindhold
Bliv medlem

Retningslinjer for behandling af persondata og cookies

Her kan du læse, hvordan og hvornår vi behandler dine personoplysninger.

1. Indledning

Denne persondatapolitik har til formål at orientere dig om, hvordan vi indsamler, beskytter og anvender personoplysninger. Personoplysninger dækker her alle oplysninger, der kan bruges til at identificere en person, herunder, men ikke begrænset til, for- og efternavn, privatadresse eller anden fysisk adresse, e-mailadresse eller andre kontaktoplysninger, uanset om de vedrører den private bopæl eller arbejdspladsen.

Vi respekterer fuldt ud alle ønsker om hemmeligholdelse af personlige oplysninger, og vi er opmærksomme på behovet for hensigtsmæssig beskyttelse og forsvarlig behandling af alle personlige oplysninger, som vi modtager. Det er DJ’s målsætning at beskytte dine personlige oplysninger, uanset hvorfra disse oplysninger indsamles, hvordan de videregives eller opbevares.

2. Dataansvarlig

For den persondatabehandling, der er beskrevet i det følgende, fremgår det under den enkelte behandlingsaktivitet, hvem der er dataansvarlig. De dataansvarlige er:

Forbundet
Dansk Journalistforbund – Medier & Kommunikation

Specialforeninger
Danske Bladtegnere
Ledere i DJ
Pressefotografforbundet

Specialgrupper
Fotograferne
Film&TVgruppen
Forbundet af Influenter og Bloggere
Forum for Billedmedieoversættere
Freelancegruppen
Journalisterne i DJ
Organisationsgruppen
Visuelt Forum
DJ Kommunikation

Kredse
Kreds 1 – Storkøbenhavn og Bornholm
Kreds 2 – Øvrige Sjælland og Lolland-Falster
Kreds 3 – Syd- og Sønderjylland
Kreds 4 – Østjylland
Kreds 5 – Vestjylland
Kreds 6 – Nordjylland
Kreds 7 – Grønland
Kreds 9 – Fyn

For at gøre det enkelt kan alle de dataansvarlige kontaktes via samme kontaktpunkt:

Dansk Journalistforbund – Medier & Kommunikation, Gammel Strand 46, 1202 København K
CVR: 59783718
Tlf. 33428000
Mail: persondata@journalistforbundet.dk

3. Typer af behandling

Medlemskab og kontingent

Vi har selvsagt behov for at vide, hvem vores medlemmer er, for at kunne være medlemmernes fagforbund og servicere disse med tilbud om events, medlemsfordele, informationer mv. og for at kunne opkræve kontingent. Fundamentet for at kunne gennemføre disse aktiviteter er, at vi har en medlemsdatabase med tilhørende IT-systemer.

Dataansvarlig: Da medlemskab af Dansk Journalistforbund (DJ) samtidig forudsættes for medlemskab af en kreds, en specialgruppe eller en specialforening, og da DJ også opkræver kontingent på vegne af disse kredse, grupper og specialforeninger, er der et fælles dataansvar for den fælles medlemsdatabase mellem Dansk Journalistforbund og den enkelte kreds, specialgruppe eller -forening for så vidt angår dennes medlemmer. Der er indgået en aftale om fælles dataansvar, hvor opgavefordelingen er aftalt.

DJ fører det fælles medlemsregister i DJ’s system og har ansvaret for behandlingssikkerheden. Begge parter kan håndtere henvendelser fra registrerede medlemmer om persondataspørgsmål. Den enkelte kreds, specialgruppe eller -forening kan på daglig basis trække opdaterede medlemslister, når der er et konkret behov herfor.

Vi behandler almindelige personoplysninger såsom identifikationsoplysninger (fx navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse, fødselsdag), uddannelse, arbejdsplads, titel og evt. tillidshverv.

Af følsomme oplysninger behandler vi i sagens natur oplysning om fagforeningsmedlemskab. Endvidere behandles oplysninger om CPR-nummer - dette har kredse, specialgrupper og -foreninger dog ikke adgang til.

De fleste personoplysninger, vi behandler om dig, har vi modtaget af dig selv ved din tilmelding. Dine adresseoplysninger opdaterer vi via CPR-registeret. Lønoplysninger indberettes af arbejdsgivere til lønstatistik. Skatteoplysninger indhentes fra SKAT. Derudover kan vi have modtaget oplysninger fra andre organisationer eller offentlige myndigheder.

Retsgrundlaget for behandlingen af dine personoplysninger for at opfylde aftalen om dit medlemskab er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1 litra b. Behandling af CPR-nummer sker på grundlag af data-beskyttelseslovens § 11, stk. 2, nr. 4. Derudover sker den behandling, som er nødvendig for at udføre vores aktiviteter som fagforening, på grundlag af databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra d.

Der deles oplysninger om medlemskab, CPR-nummer og betalt kontingent med skattemyndighederne med henblik på at du får skattefradrag for kontingentet.

Vi opbevarer dine persondata, så længe der er et formålsbetinget behov herfor. DJ har en forpligtelse til at gemme oplysninger i op til 5 år efter udgangen af det år, hvor du blev udmeldt af hensyn til bogføringslovens krav. Den enkelte kreds, specialgruppe eller -forening har dog ikke adgang til disse oplysninger om udmeldte medlemmer.

Ansøgning om medlemskab i specialforening

Søger du om medlemskab i en specialforening, behandler vi oplysninger om dig med det formål at vurdere optagelse af dig i specialforeningen enten nu eller senere.

Dataansvarlig er den specialforening du søger optagelse i.

Typer af oplysninger: Foruden kontakt og medlemsoplysninger, behandler vi oplysninger i ansøgningen, fx om løn, ansættelse, projekter og værker.

Oplysningerne får vi fra din ansøgning.

Behandlingsgrundlaget er GDPR art. 6, stk. 1, litra b, idet behandlingen er nødvendig for at kunne indgå evt. aftale om medlemskab. Medlemskab af DJ er en forudsætning, og behandlingen af oplysninger om medlemsforhold er omfattet af undtagelsen i GDPR art. 9, stk. 2, litra d.

Vi overdrager oplysningerne til IT-systemleverandør som databehandler.

Vi opbevarer oplysningerne i op til 2 år for at kunne genvurdere i forbindelse med en klagesag ved afslag, eller i forbindelse med senere genansøgninger.

Tillidsrepræsentanter, bestyrelsesmedlemmer, udvalgs- og jurymedlemmer

Vi behandler persondata om dig, når du som medlem af DJ er valgt som tillidsrepræsentant (TR) eller arbejdsmiljørepræsentant (AMR), er valgt eller opstillet til DJ’s Hovedbestyrelse (HB) eller til bestyrelsen i en medarbejderforening, specialgruppe, specialforening eller kreds under DJ. Eller når du er valgt til et udvalg eller til en jury/komite for prisuddeling,

Dataansvarlig: For hvervene HB, TR og AMR er DJ dataansvarlig. For hverv i bestyrelser i specialgrupper, specialforeninger og kredse er hver forening dataansvarlig. For udvalg, jurys og komiteer er det den forening, arbejdet hører under, som er dataansvarlig.

Typer af oplysninger: Vi behandler almindelige kontaktoplysninger såsom navn, e-mail, telefonnummer. Vi behandler notater, referater, aftaler og andet i forbindelse med dit hverv. Vi kan behandle portrætfoto, log af nøglebrik til DJ’s lokaler og IT-brugeradgange. Af følsomme oplysninger behandles medlemskab af DJ.

Oplysningerne er givet af dig selv ved tilmelding og i forbindelse med udførelsen af hvervet.

Formålet med behandlingen er at kunne varetage foreningernes opgaver som medlemsdemokratisk fagforbund. Det betyder bl.a., at vi viser dit navn og kontaktoplysninger som tillidsrepræsentant for relevante personer fx på DJ’s hjemmeside bag medlemslogin. HB medlemmer offentliggøres på DJ’s åbne hjemmeside med navn og kontaktoplysninger, og evt. foto. Bestyrelsesmedlemmer i kredse, grupper og foreninger kan give samtykke til at få offentliggjort oplysninger på deres respektive hjemmesider. Referater og andre dokumenter indeholdende navne på tillidsvalgte vil være offentliggjort efter vedtægterne eller praksis. Oplysningerne vil være data, du selv har gjort offentlige i forbindelse med din opstilling og valg.

Behandlingsgrundlaget af personoplysninger, du selv har offentliggjort, er databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra e. For den behandling, der er nødvendig for at opfylde aftalen om dit medlemskab, er grundlaget databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1 litra b. Behandling som en del af DJ’s legitime aktiviteter som fagforening sker på grundlag af databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra d. Har vi modtaget dit samtykke til andre behandlinger sker det på grundlag af databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk 1, litra a og evt. artikel 9, stk. 2, litra a.

Vi kan videregive eller overlade oplysninger om dig som forbundsvalgt eller tillidsvalgt, til repræsenterede forbundsmedlemmer, potentielle medlemmer, arbejdsgivere, parter i sager, og andre interessenter, som naturligt følger af hvervet.

Vi opbevarer data om dig som valgt, så længe der er et formålsbetinget behov herfor. Kontaktoplysninger og evt. foto på hjemmesider slettes når hvervet ophører. For oplysninger til brug for bogføring og regnskab afgøres forældelsesfristerne af forpligtelserne bl.a. i skatte- og bogføringslovgivning. Offentliggjorte referater og lignende arkiveres og slettes som udgangspunkt ikke.

Forbundsaktiviteter

Vi behandler oplysninger om medlemmer i forbindelse med forbundsaktiviteter såsom delegeretmøder, generalforsamlinger, valg, mobilisering, forhandling og håndhævelse af overenskomst, delegationer, ved faglige aktioner og møder, og anden behandling efter de vedtagne formål.

Dataansvarlig: Ansvaret for databehandlingen ligger hos DJ eller hos den specialgruppe, specialforening eller kreds under DJ, der foretager aktiviteten.

Typer af oplysninger: Vi behandler almindelige oplysninger såsom navn, e-mail, telefonnummer, typer af medlemskab. Vi kan behandle oplysning om medlemskab af DJ, som er en følsom oplysning.

Vi har modtaget oplysningerne fra dig i forbindelse med din indmeldelse.

Behandlingsgrundlaget er GDPR art. 6, stk. 1, litra b, idet vi opfylder vores aftale med dig som medlem. I det omfang vi behandler oplysninger om medlemsforhold, er det omfattet af undtagelsen i GDPR art. 9, stk. 2, litra d.

Vi overdrager oplysninger til IT-systemleverandører, som er databehandlere.

Vi opbevarer oplysningerne så længe aktiviteten pågår.

Medlemsrådgivning og medlemssager

Når du søger medlemsrådgivning, behandler vi de oplysninger om dig, vi får i sagen.

Dataansvarlig: Ansvaret for databehandlingen ligger hos DJ eller hos den specialgruppe, specialforening eller kreds under DJ, du har kontaktet.

Formålet er at rådgive og bistå i de juridiske eller faglige spørgsmål.

Som udgangspunkt behandles kun almindelige oplysninger herunder navn, e-mailadresse, tlf., samt andre relevante oplysning såsom ophavsret, løn- og ansættelsesoplysninger, uddannelse, tillidshverv. Oplysningerne har vi modtaget af dig ved tilmelding, i forbindelse med sagen eller tidligere henvendelser.

Retsgrundlaget for behandlingen af dine personoplysninger for at opfylde aftalen om dit medlemskab er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1 litra b

Derudover sker den behandling, som er nødvendig for at udføre DJ’s aktiviteter som fagforening, på grundlag af databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra d. Samt for at overholde arbejdsretlige forpligtelser efter lovgivning eller overenskomster, på grundlag af databeskyttelseslovens § 12 stk. 1 og stk. 2. Hvis du får juridisk bistand for at fastlægge, forfølge eller gøre et retskrav gældende, vil grundlaget være databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra f. Endelig kan vi bede om dit samtykke til anden videregivelse af dine oplysninger, på grundlag databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra a.

Videregivelse:  vi kan videregive dine oplysninger til fx medlemsombudsmand, domstole og sagsparter. Vi overlader oplysninger til IT-leverandører som databehandlere.

Vi opbevarer personoplysninger i den periode det er lovpligtigt, eller vi kan blive mødt med krav, eller vi har et andet sagligt formål.

Kurser og events

Vi afholder en række events (kurser og arrangementer). Til brug for afviklingen heraf behandler vi oplysninger om deltagerne, som i de fleste tilfælde er vores medlemmer.

Dataansvarlig: Ansvaret for databehandlingen ligger hos arrangøren af arrangementet, som vil fremgå af den side, hvor du tilmelder dig.

Formålet med behandlingen er således at kunne afvikle arrangementet, kunne opkræve deltagergebyr eller no-show fee samt at kunne føre statistik over deltagelsen med henblik på at videreudvikle vores events.

Som udgangspunkt behandler vi kun almindelige oplysninger om deltagerne, herunder navn, e-mailadresse, telefonnummer, medlemstype. For events forbeholdt medlemmer kan deltagelsen dog indirekte anses som en følsom oplysning om fagforeningsmæssigt tilhørsforhold. Endvidere kan vi ved events med bespisning behandle oplysninger om allergier mv. Vi behandler derfor deltageroplysninger fortroligt.

Vi modtager oplysningerne fra deltagerne, i forbindelse med, at de tilmelder sig arrangementet.

Behandlingsgrundlaget er GDPR art. 6, stk. 1, litra b, idet vi opfylder vores aftale med den tilmeldte. I det omfang vi behandler oplysninger om medlemsforhold, er det omfattet af undtagelsen i GDPR art. 9, stk. 2, litra d, idet afvikling af medlemsevents er den del af vores kerneområde som fagforening. Endelig kan vi bede om samtykke til at videregive oplysningerpå grundlag af GDPR art. 9, stk. 2, litra a.

Vi deler oplysningerne om deltagere med eksterne i det omfang, det er absolut nødvendigt, f.eks. en ekstern oplægsholder, eller med hoteller mv., hvor disse kræver navne på deltagerne i forbindelse med overnatning mv. Vi deler ikke deltagerlister med deltagerne, medmindre vi forinden har indhentet den enkelte deltagers samtykke eller har anonymiseret vedkommende.

Vi sletter oplysningerne, f.eks. deltagerlister, hurtigst muligt efter arrangementets gennemførelse, men kan gemme oplysningerne i op til et halvt år. Endvidere kan vi, hvor der er en naturlig sammenhæng mellem flere arrangementer, gemme oplysninger fra arrangement til arrangement med henblik på særligt at invitere personer, der har deltaget i tidligere arrangementer i rækken.

Med henblik på at sikre, at alle involverede personer, herunder interne arrangører og eksterne oplægsholdere, behandler deltagernes oplysninger fortroligt og sikkert, har vi fastsat interne, skriftlige retningslinjer herfor.

Prisuddelinger

Er du nomineret til en af vores priser eller legater behandler vi dine personoplysninger med det formål at behandle dit kandidatur til at modtage prisen og eller legatet.

Dataansvarlig: Ansvaret for databehandlingen ligger hos DJ eller hos den specialgruppe, specialforening eller kreds under DJ, der uddeler prisen.

Typer af oplysninger: Foruden de indstillede værker og materialer behandler vi almindelige oplysninger om dig, såsom kontaktoplysninger, alder, stillingsbetegnelse, portrætfoto og evt. andre oplysninger, som vi har modtaget ved indstillingen. Hvis medlemskab af DJ er en forudsætning for nomineringen, behandler vi også fagforeningsmedlemskab som en følsom personoplysning. CPR nummer og betalingsoplysninger behandles til udbetaling.

Oplysningerne har vi fra indstillingen og fra medlemsdatabasen.

Behandlingsgrundlaget er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1 litra f, hvor den legitime interesse er at belønne og synliggøre ekstraordinære indsatser i branchen. 

Vi deler oplysninger om nominerede, prisvindere og legatmodtagere på DJ’s og eller pågældende prisuddelers hjemmesider. Der deles oplysninger om CPR-nummer og udbetalinger med skattemyndighederne efter lovgivningen.

Vi opbevarer oplysninger på nominerede, prismodtager og legatmodtagere så længe prisen er aktuel, eller til samtykket trækkes tilbage.

Medlemstilbud og fordele

Som medlem tilbydes du forskellige medlemstilbud fx faglige netværk, samt medlemsfordele bl.a. fra eksterne samarbejdspartnere.

Dataansvarlig: Ansvaret for databehandlingen ligger hos DJ eller hos den specialgruppe, specialforening eller kreds, der giver dig medlemstilbuddet.

Typer af oplysninger: Vi behandler almindelige oplysninger såsom navn, e-mail, medlemsnummer. Af følsomme oplysninger behandles dit medlemskab af DJ og type af medlemskab.

Formålet er at verificere dit medlemskab, så du kan gøre brug af medlemstilbuddet.

Behandlingsgrundlaget er GDPR art. 6, stk. 1, litra b, idet vi opfylder vores aftale med dig som medlem. Når vi verificerer oplysninger om dit medlemskab, sker det på baggrund af dit samtykke, så behandlingen vil være omfattet af undtagelsen i GDPR art. 9, stk. 2, litra a,

Videregivelse: Der sker alene udveksling af oplysninger vedrørende et medlem til en part, hvis medlemmet selv har henvendt sig til parten, og har givet samtykke til udvekslingen.

Vi opbevarer oplysningerne indtil du ikke længere gør brug af medlemsfordelene.

Pressekort

DJ udsteder pressekort til medlemmer, der er berettiget hertil.

Dataansvarlig: DJ er dataansvarlig.

Typer af oplysninger: DJ behandler almindelige oplysninger såsom navn, e-mail, medlemsnummer, billede, type af medlemskab. Af følsomme oplysninger behandles medlemskab af DJ.

Formålet er at udstede pressekort til medlemmer.

Behandlingsgrundlaget er GDPR art. 6, stk. 1, litra b, idet pressekortet er en del af aftalen. Oplysning om medlemskab af DJ behandles efter undtagelsen i GDPR art. 9, stk. 2, litra d.

Videregivelse: DJ overdrager oplysninger til IT-systemleverandører som er databehandlere. Inddrages et pressekort af politiet, kan DJ skulle videregive oplysninger til myndighederne.

Opbevaring: For at sikre misbrug af kort registreres oplysninger om datoer for udstedte pressekort i medlemssystemet. Oplysningerne slettes 5 år efter endt medlemskab.

Medlemshvervning

Vi kan behandle dine personoplysninger med det formål at gøre dig interesseret i at blive forbundsmedlem eller i at støtte DJ’s formål. Det kan vi fx ved at kontakte dig med konkrete tilbud, ved kampagner eller lignende på forskellige kanaler. 

Dataansvarlig: Ansvaret for databehandlingen ligger hos DJ.

Typer af oplysninger: består af kontaktoplysninger, som vi modtager af dig selv fx i forbindelse med tilmelding til et arrangement, en konkurrence eller andet.

Behandlingsgrundlag: Vi behandler dine personoplysninger som en del af DJ’s legitime interesse i at organisere flere medlemmer og udbrede kendskabet om DJ på grundlag af databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f. Har du givet samtykke til, at vi kan henvende os til dig, er vores behandlingsgrundlag databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a.

Vi overdrager oplysninger til systemleverandører som er databehandlere.

Vi opbevarer oplysningerne:  længe dit samtykke gælder.

Medlemskommunikation via nyhedsbreve

Vi sender nyhedsbreve ud til dig som medlem, både obligatorisk medlemsinformation og interessebaseret kommunikation. Der indgår billeder af og historier med medlemmer.

Dataansvarlig: Ansvaret for databehandlingen ligger hos DJ eller hos den specialgruppe, specialforening eller kreds, der udsender nyhedsbrevet.

Typer af oplysninger: Vi behandler almindelige oplysninger såsom navn, e-mail og type af medlemskab. Af følsomme oplysninger behandles dit medlemskab af DJ.

Formålet er at udsende foreningsrelevant medlemskommunikation

Behandlingsgrundlaget er GDPR art. 6, stk. 1, litra b, idet vi opfylder vores aftale med dig som medlem. Oplysninger om medlemsforhold, er det omfattet af undtagelsen i GDPR art. 9, stk. 2, litra d, idet medlemskommunikation er et af vores kerneområder som fagforening.

Vi overdrager oplysninger til systemleverandør som er databehandler.

Vi opbevarer oplysningerne så længe du er medlem, eller afmelder dig nyhedsbrevet.

Fordeling af rettighedsmidler

Er du rettighedshaver, eller arving til en rettighedshaver, kan vi behandle personoplysninger om dig. Dette gør vi bl.a. ved at scanne mediemateriale for at journalisere og dokumentere ophavsret, ved at opsøge eller registrere ansøgere og modtagere til rettighedsmidler, samt udbetale til rettighedshavere og kontrollere korrekt fordeling.

Dataansvarlig: Ansvaret for databehandlingen ligger hos DJ.

Typer af oplysninger: Vi behandler almindelige personoplysninger såsom identifikationsoplysninger (fx navn, alias, adresse, telefonnummer, e-mailadresse), ansættelseskontrakt, lønseddel, time-sags oplysninger eller faktura, indkomstoplysninger, funktion i rettighedsmaterialet, skatteoplysninger, tilmeldinger til kurser, konferencer og studieture.

Af følsomme oplysninger behandler vi CPR-nummer og fagforeningsmedlemskab.

Oplysningerne har vi modtaget af dig selv ved din ansøgning om rettighedsmidler, eller har vi indsamlet i det offentliggjorte materiale, som du har rettighed i. Vi kan også have modtaget dine personoplysninger fra andre kollektive forvaltnings-organisationer.

Formålet er at fordele rettighedsmidler til rettighedshavere. Rettighedsmidlerne administreres efter Lov om kollektiv forvaltning af ophavsret.

Behandlingsgrundlaget er GDPR artikel 6, stk. 1, litra c (retlig forpligtelse, jf Lov om kollektiv forvaltning af ophavsret) og artikel 9, stk. 2, litra b). For behandling af CPR-nummer gælder Databeskyttelseslovens § 11 stk. 2.

Vi kan videregive dine personoplysninger til SKAT, dit pengeinstitut via NemKonto, revisor og evt. advokat, Copydan og andre rettighedsorganisationer, samt offentlige myndigheder. Vi anvender leverandører af IT-systemer som databehandlere.

Vi opbevarer dine persondata så længe, der er mulighed for at søge rettighedsmidler. Forældelsesfristerne sættes bl.a. af lov om ophavsret og forpligtelserne i skatte- og bogføringslovgivning.

Ansøgning om økonomisk støtte eller efteruddannelse

Søger du efteruddannelse eller økonomisk støtte til fx uddannelse eller studieture, eller søger du midler fra ophavsretsfonde eller Freelancegruppens barselsfond, behandler vi oplysninger om dig.

Dataansvarlig: Ansvaret for databehandlingen ligger hos DJ eller hos den specialgruppe, specialforening eller kreds under DJ, du ansøger hos.

Formålet er at behandle din ansøgning om støtte.

Typer af oplysninger: Udover dine kontaktoplysninger behandler vi ikke-følsomme oplysninger, der er påkrævet for at modtage støtten, fx økonomiske oplysninger, barselsoplysninger, rejserapport, eller uddannelsesoplysninger.

Vi modtager oplysningerne fra dig i forbindelse med din ansøgning.

Behandlingsgrundlaget er GDPR art. 6, stk. 1, litra b, idet vi opfylder vores aftale med dig som medlem. I det omfang vi behandler oplysninger om medlemsforhold, er det omfattet af undtagelsen i GDPR art. 9, stk. 2, litra d. Behandling af CPR-nummer sker på grundlag af databeskyttelseslovens § 11, stk. 2, nr. 4. Grundlaget for videregivelse til Pressens Uddannelsesfond er Art 9 stk 2 litra b og Databeskyttelsesloven §12.

Der deles oplysninger om: medlemskab, CPR-nummer og udbetalt støtte med skattemyndighederne efter lovgivningen. Ved efteruddannelser videregives oplysninger til Pressens Uddannelsesfond på baggrund af overenskomst. Der overlades oplysninger til databehandlere, der står for udbetaling og for IT systemer.

Vi opbevarer oplysningerne i op til 5 år efter udbetalingen, af hensyn til bogføringslovens krav, samt til dokumentation ved genansøgninger.

Tabt arbejdsfortjeneste, honorar, refusion og kørselsgodtgørelse

Når du søger om godtgørelser og refusioner efter de gældende forbundsregler behandler vi dine oplysninger.

Dataansvarlig: Ansvaret for databehandlingen ligger hos DJ eller hos den specialgruppe, specialforening eller kreds under DJ, du søger hos.

Typer af oplysninger: Udover dine kontaktoplysninger behandler vi ikke-følsomme oplysninger der er påkrævet for at modtage støtten, fx time- sagsoplysninger, kørselsoplysninger og andre økonomiske oplysninger.

Vi modtager oplysningerne fra dig i forbindelse med din ansøgning.

Behandlingsgrundlaget er GDPR art. 6, stk. 1, litra b, idet vi opfylder vores aftale med dig som medlem. I det omfang vi behandler oplysninger om medlemsforhold, er det omfattet af undtagelsen i GDPR art. 9, stk. 2, litra d, og litra e, hvis du selv har offentliggjort oplysningen. Behandling af CPR-nummer sker på grundlag af databeskyttelseslovens § 11, stk. 2, nr. 4.

Der deles oplysninger om CPR-nummer og udbetalinger med skattemyndighederne efter lovgivningen. Oplysning om udbetaling af tabt arbejdsfortjeneste kan offentliggøres med dit navn og formål i foreningens regnskaber.

Vi opbevarer oplysningerne i op til 5 år efter udbetalingen, af hensyn til bogføringslovens krav, samt til dokumentation ved genansøgninger.

Lønstatistik

DJ fører statistik over lønudvikling på arbejdspladserne indenfor de overenskomstdækkede arbejdspladser samt for medlemmer udenfor de overenskomstdækkede områder.

Dataansvarlig: Ansvaret for databehandlingen ligger hos DJ.

Typer af oplysninger: Vi behandler almindelige oplysninger såsom navn, e-mail, medlemsnummer, lønoplysninger, arbejdsplads, alder, køn, overenskomst, kontrakt. Af følsomme oplysninger behandles medlemskab af DJ og CPR nummer.

Oplysningerne indhentes for hver person med identifikationsoplysninger, stilling, lønniveau, arbejdsplads og medlemskab af medarbejderforeninger.

Formålet er årligt at udarbejde en lønstatistik over medlemmernes lønforhold, der bl.a. kan anvendes til at følge lønudviklingen. Formålet er desuden at kunne kontrollere ligeløn samt at kunne påvise evt. aldersdiskrimination eller anden diskrimination. Udarbejdelsen af lønstatistik er vedtægtsbestemt i forbundsvedtægternes.

Behandlingsgrundlag: Behandlingen af lønoplysninger er nødvendig for at overholde overenskomsten, og dermed er retsgrundlaget DBL §12. CPR-numre videregives til DJ idet det har afgørende betydning for at sikre en entydig identifikation af den registrerede. Grundlaget herfor er databeskyttelsesloven §11 stk. 2, pkt. 3.

Vi overdrager oplysninger til eksternt analysefirma og systemleverandører som er databehandlere.

Vi opbevarer oplysningerne i op til 10 år for at kunne gøre krav gældende i ligelønssager.

Deltagelse i spørgeundersøgelse

Deltager du i spørgeundersøgelser, behandler vi de oplysninger om dig, som du giver med undersøgelsen.

Dataansvarlig: Ansvaret for databehandlingen ligger hos DJ eller hos den specialgruppe, specialforening eller kreds under DJ, der foretager undersøgelsen.

Typer af oplysninger: Vi behandler almindelige oplysninger såsom navn, e-mail, og øvrige oplysninger som undersøgelsen drejer sig om, fx lønoplysninger, arbejdsplads, alder, køn, overenskomst, kontrakt, typer af medlemskab. Af følsomme oplysninger behandles medlemskab af DJ.

Vi modtager oplysningerne fra dig selv i forbindelse med dine svar. Vi kan også indhente kontaktoplysninger på ansatte og freelancere på arbejdspladser i DJ’s overenskomstområder og invitere til deltagelse i undersøgelser.

Formålet er at spørge medlemmer og branchen for at evaluere og udvikle forbundets arbejde.

Behandlingsgrundlaget: Det er i vores legitime interesse forsat at være et relevant fagforbund, hvorfor grundlaget er databeskyttelsesforordningens 6. stk. 1, f.

Vi kan overlade dine personoplysninger til ekstern udbyder af undersøgelser eller systemleverandører, som er databehandlere.

Vi opbevarer oplysningerne så længe spørgeundersøgelsen pågår og data anvendes til rapporter.

Billeder og videoer

Vi kan tage billeder og videoer fx i forbindelse med arrangementer. Vi kan også tage videoer, billeder eller portrætfotos af dig i forbindelse med dit hverv eller din opgave i foreningen. De bliver opbevaret af foreningen og vil ofte offentliggøres fx i nyhedsbreve, på hjemmeside for medlemmer eller for alle, eller på sociale medier. Billeder og videoer anvendt til journalistisk brug er ikke omfattet af denne privatlivspolitik.

Dataansvarlig: Ansvaret for databehandlingen ligger hos DJ eller hos den specialgruppe, specialforening eller kreds under DJ, der behandler billederne.

Typer af oplysninger: Vi behandler videoer og billeder, evt. med navn, hverv, kontaktoplysninger og oplysning om medlemskab.

Oplysningerne er indhentet i forbindelse med fotograferingen eller optagelsen.

Formålet med at behandle og offentliggøre videoer og fotos er at vise foreningens aktiviteter, sætte ansigt på fagligt aktive og andre medlemmer, samt at kunne billeddokumentere foreningens historik.

Behandlingsgrundlaget er GDPR artikel 6 stk 1 litra f, hvis vi vurderer, at materialet kan offentliggørelse på baggrund af en interesseafvejning. Har du indsigelse imod et offentliggjort billede af dig, kan du kontakte dataansvarlige.

Har vi modtaget dit samtykke sker behandlingen på grundlag af GDPR artikel 6, stk. 1 litra a, og evt. artikel 9, stk. 2, litra a.

Vi overdrager oplysninger til IT-systemleverandører som er databehandlere.

Vi opbevarer fotos og videoer så længe, vi mener de er aktuelle, eller indtil du trækker samtykket tilbage.

Videregivelse af medlemsdata til statistiske formål

Vi kan videregive særskilte oplysninger om dig som medlem i forbindelse med udarbejdelse af statistikker. Det kan være til Danmarks Statistik, AJKS eller andre institutioner.

Dataansvarlig: Ansvaret for videregivelsen ligger hos DJ eller hos den specialgruppe, specialforening eller kreds under DJ, der foretager videregivelsen.

Typer af oplysninger: Vi videregiver kun de nødvendige oplysninger for statistikken. Vi kan videregive almindelige oplysninger om dig som undersøgelsen drejer sig om, fx lønoplysninger, arbejdsplads, alder, køn, overenskomst, kontrakt, typer af medlemskab. Vi kan også videregive CPR nummer. Af følsomme oplysninger behandles medlemskab af DJ.

Vi modtager oplysningerne fra dig selv i forbindelse med dit medlemskab.

Formålet er at bidrage til statistik og forskning, eller selv udarbejde statistikker. Behandlingen sker alene til statistisk formål.

Behandlingsgrundlaget for behandling med henblik på at udføre statistiske eller videnskabelige undersøgelse af væsentlig samfundsmæssig betydning finder vi i Databeskyttelsesloven §10.

Vi videregiver dine personoplysninger til anden dataansvarlig, herunder AJKS og Danmarks Statistik, med henblik på udarbejdelse af statistikker. Derudover overlader vi data til IT-leverandører, som er databehandlere.

Vi opbevarer oplysningerne, så længe statistikken bliver udarbejdet.

Part i en sag

Som fagforening kan vi i medlemsrådgivningen få oplysninger om andre personer. Det kan være nødvendigt, at vi behandler personoplysninger om dig, hvis du fx er modpart i en sag, forbundet med en sag, er vidne, er involveret i eller part i overenskomstforhandlinger, eller er arbejdsgiver, tilsynsførende eller leder for et medlem af DJ.

Dataansvarlig: Ansvaret for databehandlingen ligger hos DJ.

Typer af oplysninger: Vi behandler almindelige personoplysninger såsom navn, stilling og relation i sagen. Der behandles kun følsomme oplysninger, såfremt de fremstår som nødvendige for rådgivningen eller sagen.

Oplysningerne indhentes af parterne i sagen.

Formålet er at varetage vores medlemmers interesse som fagforbund i at fastlægge retskrav, gøre det gældende eller forsvare det. Behandlingsgrundlaget er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1 litra f, og for følsomme oplysninger artikel 9, stk. 2 litra f.

Som udgangspunkt har du ret til indsigt i oplysningerne jf pkt. 6. Du skal dog være opmærksom på, at ansatte i DJ er underlagt tavshedspligt og er derfor ikke nødvendigvis forpligtet til at videregive fortrolige oplysninger. Derudover kan DJ af andre årsager undlade at udlevere oplysningerne, herunder på baggrund af en interesseafvejning efter databeskyttelsesloven §22.

Vi kan videregive eller overlade dine personoplysninger til offentlige myndigheder, eksterne rådgivere, domstole, sagsparter, samt systemleverandører der er databehandlere.

Vi opbevarer personoplysninger, som er nødvendige i sagsdokumentation, så længe det er lovpligtigt, eller vi kan blive mødt med krav, eller vi har et andet sagligt formål.

Whistleblowerordning

Anvender du DJ’s Whistleblowerordning, som varetages af Sirius Advokater, vil din henvendelse holdes anonym og fortrolig overfor DJ. DJ har derfor som udgangspunkt ingen personoplysninger. Du kan dog vælge i din indberetning, at DJ må kende din identitet. Her vil DJ få dine oplysninger. Uanset har DJ ansvaret for at etablere den lovpligtige ordning og dermed dataansvaret.

Dataansvarlig: DJ er den dataansvarlige. For selve varetagelsen af whistleblowerordning af henvises til Sirius Advokater.

Typer af oplysninger: Der behandles almindelige personoplysninger såsom navn, e-mail, telefonnummer, stilling, relation i sagen og øvrigt i indberetningen. Der behandles kun følsomme oplysninger eller oplysninger om lovovertrædelser eller strafbare forhold, såfremt de fremstår som nødvendige for sagen. Det kunne være fagforeningsmedlemskab, seksuelle forhold eller helbredsoplysninger.

Oplysningerne indhentes: fra indberetningen samt fra andre for sagen relevante kilder, fx ansatte i DJ, fagligt aktive, ledelse og bestyrelse.

Formål: Håndtering og undersøgelse af indberetninger omfattet af DJ’s whistleblowerordning vedrørende de personer, der indberettes om, og den person, der indberetter.

Retsgrundlaget for behandlingen af dine personoplysninger er Whistleblowerlovens §22, jf. GDPR art. 6, stk. 1, litra c, for at overholde en retlig forpligtelse, som påhviler DJ i henhold til whistleblowerlovens § 9, samt GDPR art. 6, stk. 1, litra e, af hensyn til udførelse af en opgave i samfundets interesse, og GDPR art. 9, stk. 2, litra g og DBL § 8, stk. 5, jf. §7, stk. 4, idet behandlingen er nødvendig af hensyn til væsentlige samfundsmæssige interesser i henhold til whistleblowerlovens § 9.

Videregivelse:  DJ videregiver dine oplysninger til Sirius Advokater. Vi overlader oplysninger til IT-leverandøren af indberetningssystemet, som er databehandler.

Vi opbevarer dine persondata, så længe det er nødvendigt til det nævnte formål. Oplysningerne opbevares så længe undersøgelsen er i gang, og afhænger af udfaldet af undersøgelsen. Sirius advokater administrerer sletningen af oplysninger.

Tilmelding til nyhedsbreve eller anden kontakt til DJ

Hvis du kontakter os, eller hvis du tilmelder dig et af vores elektroniske nyhedsbreve som ikke-medlem, behandler vi dine personoplysninger.

Dataansvarlig: Ansvaret for databehandlingen ligger hos DJ eller hos den specialgruppe, specialforening eller kreds, du giver dine oplysninger.

Typer af oplysninger: Vi behandler de oplysninger, du giver, der typisk vil være almindelige oplysninger såsom navn, e-mail, telefonnummer.

Formålet er at sende dig det tilmeldte nyhedsbrev, eller at besvare din forespørgsel.

Behandlingsgrundlag: Når du tilmelder dig nyhedsbreve, behandler vi dine oplysninger på baggrund af GDPR art. 6, stk. 1, litra b. Når du kontakter os, er behandlingsgrundlaget GDPR art. 6, stk. 1, litra f, idet vi har en saglig interesse i at besvare din forespørgsel.

Vi overdrager oplysninger til IT-systemleverandører, som er databehandler.

Vi opbevarer oplysningerne indtil du afmelder dig nyhedsbrevet eller indtil din forespørgsel er afsluttet.

Hjemmesidebesøg

Når du besøger vores hjemmesider journalistforbundet.dk og mediajob.dk, behandler vi personoplysninger i form af din IP-adresse, samt information fra cookies på din enhed (se mere om cookies i punktet ”Cookiepolitik”).

Dataansvarlig: DJ er den dataansvarlige.

Formålet med behandlingen er at optimere hjemmesiderne, målrette markedsføring og at lave statistik.

Behandlingsgrundlag: DJ har en legitim interesse i at kunne understøtte hjemmesidernes funktion teknisk, og baserer behandlingen på GDPR artikel 6, stk. 1, litra f. Personoplysninger indsamlet via ikke-funktionelle cookies behandles efter samtykke på baggrund GDPR artikel 6, stk. 1, litra a.

Vi overlader personoplysninger til leverandører af IT-systemer, som er databehandlere.

Opbevaringsperioden afhænger af den enkelte cookie og er uddybet i cookiepolitikken herunder.

Ansøgning om stilling i DJ

Søger du en stilling i DJ kan du se vores persondatapolitik her.

4. Overførsel til 3. lande

Vi kan overføre personoplysninger til tredjelande, hvor EU Kommissionen har truffet afgørelse om tilstrækkeligheden af beskyttelsesniveauet jf GDPR Art 45. Dette gælder for databehandlere i UK samt databehandlere i USA, der har certificeret sig under EU-U.S. DPF hos det amerikanske handelsministerium. Endvidere overføres oplysninger om DJ’s medlemmer i Grønland til DJ’s Kredsbestyrelse i Grønland baseret på EU’s standardkontraktbestemmelser

5. Automatiske afgørelser

DJ anvender ikke automatiske afgørelser

6. Retten til at trække samtykke tilbage

Du har til enhver tid ret til at trække dit samtykke tilbage. Dette kan du gøre ved at kontakte os på de kontaktoplysninger, der fremgår ovenfor i punkt 1. Hvis du vælger at trække dit samtykke tilbage, påvirker det ikke lovligheden af vores behandling af dine personoplysninger på baggrund af dit tidligere meddelte samtykke og op til tidspunktet for tilbagetrækningen. Hvis du tilbagetrækker dit samtykke, har det derfor først virkning fra dette tidspunkt.

7. Retten til berigtigelse, sletning, begrænsning og indsigelse

Du har efter databeskyttelsesforordningen en række rettigheder i forhold til vores behandling af oplysninger om dig. Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder, skal du kontakte os.

Ret til at se oplysninger (indsigtsret)

Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig, samt en række yderligere oplysninger.

Ret til berigtigelse (rettelse)

Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet.

Ret til sletning

I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer.

Ret til begrænsning af behandling

Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.

Ret til indsigelse

Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores eller lovlige behandling af dine personoplysninger. Du kan også gøre indsigelse mod behandling af dine oplysninger til direkte markedsføring.

Ret til at transmittere oplysninger (dataportallitet)

Du har i visse tilfælde ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt at få overført disse personoplysninger fra én dataansvarlig til en anden uden hindring.

Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk.

8. Klag til Datatilsynet

Hvis du ønsker at klage over DJ’s behandling af dine persondata, kan du klage til Datatilsynet. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger her: https://www.datatilsynet.dk/

9. Spørgsmål

Du er velkommen til at kontakte os, hvis du har yderligere spørgsmål til vores behandling af dine personoplysninger, på mail persondata@journalistforbundet.dk

10. Cookiepolitik for journalistforbundet.dk