Nøglen til succes er et godt budget

Findes der noget kedeligere end at lægge et budget? Ikke hvis du spørger mig; det er besværligt, det tager lang tid, og det er svært at forstå, hvordan jeg egentlig bruger det. Nu har jeg testet DJ’s nye Budgetberegner for at blive klogere på, hvad jeg kan bruge et budget til, og hvorfor det er et effektivt redskab til at få en succesfuld virksomhed.

Budgetberegneren er udviklet til forbundets freelancere og selvstændige, så vi får et godt overblik over økonomien - både før vi starter vores virksomhed op, men i særdeleshed også løbende.

En god start på det selvstændige liv

Jeg har - sikkert som så mange andre - kastet mig ud i det selvstændige liv uden at lægge et detaljeret budget. Jeg har i stedet sjusset mig frem til, hvad jeg ca. skal fakturere for hver måned i forhold til, hvad jeg har af faste udgifter i mit privatbudget. Og så har jeg tjekket DJ’s anbefalinger i forhold til timepriser og brugt dem i mine tilbud til potentielle kunder.

Problemet med sjusning er bare, at det er meget usikkert og ukonkret - og dermed kan jeg ende med at få nogle ubehagelige overraskelser, som jeg ikke ville få, hvis jeg havde lagt budgetterne. Og det kommer vi til nu.

Tre budgetter i ét

Budgetberegneren er inddelt i tre budgetter; etablering, drift og privat. Dertil kommer timepris-beregneren og tilbud og fast pris, der forklarer, hvordan du finder frem til den rette pris for en fast opgave i forhold til timeforbrug og forventede udgifter. Etableringsbudgettet laves for at skabe overblik over opstartens udgifter, driftsbudgettet giver overblik over de udgifter og indtægter, der kommer og er i virksomheden, og privatbudgettet skal måles op mod indtægter og udgifter i virksomheden for at sikre, at der er balance, og at du kan udbetale løn til dig selv og betale dine regninger.

Etableringsbudgettet for dig, der er ny

Etableringsbudgettet er det første, du møder, når du åbner Budgetberegneren. Her indtaster du udgifterne til din virksomheds opstart; lokaler, bil, revisor, hjemmeside, annoncering, kamera etc. For sådan én som mig, der lever af kommunikation og journalistik, er der ikke det store behov for et etableringsbudget. I min opstart skulle jeg ikke have andet end en opdateret hjemmeside, en notesbog og en kontorplads, så var jeg i gang. Men sådan er det naturligvis ikke for alle.

Det kan være fotografer, der skal købe dyre kameraer. Eller andre, der har brug for en bil, et lokale eller et studie, fordi den type forretning, som de har, ikke kan drives hjemmefra.

Det er udgifter, du i særlig grad har i begyndelsen, og de hører til i etableringsbudgettet. Etableringsbudgettet er derfor brugbart for at finde ud af, hvad du skal sætte til side hver måned, for at din virksomhed kan køre rundt. Derudover kan det bruges, før du springer ud som selvstændig, for at få overblik over, hvad du skal spare op for at realisere drømmen.

Driftsbudgettet er rygraden

Efter at have udfyldt etableringsbudgettet går jeg videre til driftsbudgettet - det, jeg kalder virksomhedens rygrad - et budget, som jeg ikke har erfaring med at lægge. Det første, der skal udfyldes, er omsætning. Her skriver jeg ind, hvad jeg har solgt, og hvad jeg regner med at sælge resten af året. Det er selvfølgelig en vurdering, og jeg har fundet inspiration i min forretningsplan, hvor jeg i starten af året kortlagde, hvad jeg ønskede og regnede med at kunne fakturere for i 2023.

Dernæst er der de variable omkostninger, som er dem, der bliver påvirket direkte af salg og produktion. Det kan eksempelvis være transport og materialer. Men det største felt er faste omkostninger - et felt, jeg tror, de fleste selvstændige får grå hår i hovedet af. Feltet dækker alt fra lønudgifter, pension og feriepenge til telefon, internet, annoncering, mødeudgifter, software, kontingenter og rådgivning og så videre. Brug eventuelt din erhvervskonto til at få overblik over, hvad der ligger af udgifter i virksomheden. Og husk, at når du har fået overblik over dette budget, er det en kæmpe øjenåbner for, hvad du skal have dækket hver eneste måned i din virksomhed. Læg hertil uforudsete udgifter - din buffer, der giver dig rum til at klare de rudekuverter, der altid helt overraskende dukker uanmeldt op, når man har travlt med livet. 

Du kan selv rette i linjerne, så der står de rette kategorier; har du eksempelvis ikke brug for et felt, der hedder ‘kommunikation’ eller ‘annoncering’, så sletter du blot linjen, så det passer til din virksomhed.

De sidste to punkter i driftsbudgettet er renter og afskrivninger - og lægger sig op ad etableringsbudgettet. Afskrivningerne er de større ting, som du har købt til din virksomhed. Koster et virksomhedskøb mere end 32.000 kr., kan du ikke trække det fra på én gang, og derfor skal du afskrive det over en længere periode. Det er naturligvis ikke alle, der har den slags udgifter, men det er ikke desto mindre uhyre vigtigt, at du undersøger, om det er noget, der gør sig gældende for dig og din virksomhed.

Den største aha-oplevelse, jeg har i driftsbudgettet, er opdelingen af de forskellige kategorier - hvordan de hver for sig giver overblik over områderne i min virksomhed. Eksempelvis giver det rigtig god mening at notere i mit driftsbudget, hvad der ligger af omsætning i henholdsvis journalistik, kommunikation, undervisning og rådgivning. Budgettet bliver et værktøj, som jeg kan bruge i mit salgsarbejde - jeg får overblik over, hvilke områder jeg skal bruge mere tid på i den kommende periode, fordi jeg skal indhente den noterede omsætning i de forskellige kategorier. På den måde får jeg mulighed for hele tiden at være på forkant med, hvordan tingene bør udvikle sig. Og hvis de ikke gør det, kan jeg nå at rette ind og sørge for omsætning på et andet område. 

Find din timepris

Du har nu fundet dine udgifter og indtægter - nu skal du finde din timepris, hvilket er min favoritværktøj i Budgetberegneren. At finde sin timepris er noget, de fleste af os selvstændige kæmper med. Og det kan være svært at forklare, hvorfor du skal have 1.000 kr. i timen for noget, som en fastansat får 300 kr. i timen for. Her kommer Budgetberegneren dig til undsætning. Timepris-beregneren tydeliggør, hvor mange timer du ikke tjener penge på et år og er tænkt som en hjælp til at sikre, at du får tænkt igennem, hvad der er realistisk. Du skriver blot alle de timer og dage ind, hvor du ved, at du ikke kan arbejde - eksempelvis ferie, sygdom, barn syg, men også timer, som du ikke ville kunne fakturere på et bureau eller lignende; timer til markedsføring, idéudvikling, salg, efteruddannelse, planlægning og almindelig ‘tomgang’. Jeg finder faktisk ud af, at jeg næsten har lige så mange ikke-fakturerbare timer, som jeg har det modsatte, og det sætter det hele i perspektiv.

Det næste, jeg skriver ind, er min ønskede årsløn samt udgifter i virksomheden - og derefter giver Budgetberegneren mig en timepris, som jeg skal have for mit arbejde for at opnå den løn, jeg gerne vil have. Min timepris ligger på lige knap tusind kroner, hvilket passer meget godt til DJ’s anbefalinger. Det er vigtigt at påpege, at timeprisen ikke må blive for lav. Kommer du ned på en timeløn på 100-200 kr., så er der noget galt. Enten har du glemt nogle udgifter, eller også er du for optimistisk i forhold til, hvor mange timer, du kan få løn for.

Du skal først lave denne del af beregneren, når du har lagt de andre budgetter.

Tilbud og fast pris

Nogle gange får vi freelancere en opgave og en fast pris, og så kan det være svært at overskue, hvad ens reelle timepris er, når alle udgifter er fratrukket. Det kan denne beregner hjælpe dig med. Tast din pris ind for en opgave - og skriv alle dine omkostninger ind. Derefter skriver du din optimale timepris ind, og du kan dermed se, hvor mange timer du kan lægge i opgaven, og om det giver mening for dig at tage opgaven, som den er.

Privatbudgettet giver balance mellem arbejde og fritid

Til sidst er der privatbudgettet, som også skal medtages i virksomhedsbudgettet. Her kan du notere både løn, feriepenge, skat, husleje, el, billån, forsikringer, opsparinger, lån, fornøjelser - alt, hvad der ligger af private udgifter. Du kan få din bank til at trække ud, hvad du har brugt penge på inden for forskellige kategorier, hvis ikke du allerede har lagt et privatbudget. Når du har lagt budgettet, kan du se på, hvilke udgifter du har, om der er noget, der skal skrues på eller ændres - i forhold til dit driftsbudget.

Gode råd fra DJ

Stine Daugaard er karrierekonsulent i DJ med særligt fokus på forretningsudvikling. Hun har et par gode råd til, hvordan du bruger budgetberegneren:

• Tjek dit driftsbudget en gang i kvartalet, så du kan se, om det hele stemmer.
• Du skal ikke ind og justere i dit driftsbudget hele tiden. Det skal du i dit regnskabsprogram, hvor du har det konkrete overblik over, hvordan virkeligheden ser ud.
• Det handler i høj grad om, hvem man er som person. Nogle vil synes, at det er sjovt at nørde i ens regnskab eller budget. Andre vil synes, det er stressende. Du må bare aldrig tage så meget skyklappere på, at du slet ikke forholder sig til det.

Du kan selv prøve budgetberegneren her