Gå til hovedindhold
Bliv medlem Menu

Events lader kommunikationen skabe følelser

At ’eventgøre’ kommunikationen giver kommunale kommunikatører muligheden for at få placeret budskabet solidt i borgernes bevidsthed på en måde, som traditionel kommunikation ikke kan, mener kommunikationschef.

Thomas Bjørn til åbningsevent i Aarhus Havn

Helene Bagger Thomas Bjørn slår bolde ud over Aarhus Havn til åbningseventen på nye havnepladser.

TEMA: Kommunale kommunikatører

Hvad laver kommunikationsfolk i kommunerne? Hvad bidrager de med? Og hvorfor er de vigtige? DJ sætter fokus på de kommunale kommunikatører.

Læs også:

Borgmester: Klar kommunikation gør borgerne trygge

Sådan prioriterer kommunale kommunikationsfolk

Hvad laver en kommunal kommunikatør egentlig?

Michael Japp

Helene Bagger Michael Japp, Presse- og kommunikationschef

”Det er Michael.” Der går på sjældent mere end fem minutter mellem, at telefonen ringer. Journalister, scenefolk, kolleger fra magistratsafdelingen og sågar en fyrværker skal have fat i Michael Jaap med få minutters mellemrum. For når man er presse- og kommunikationschef i magistratsafdelingen Kultur og Borgerservice i Aarhus Kommune og afvikler en stor begivenhed, er opgaverne alsidige, og de er mange.

Torsdag d. 24 august åbnede de nye havnepladser i Aarhus Havn med en stor fest fyldt med taler, koncerter, boldspil og meget mere. Hele arrangementet koordineres af kommunikationsafdelingen i Aarhus Kommune Kultur og Borgerservice, og åbningsfesten er kulminationen på et projekt, der har været undervejs i næsten ti år. I spidsen for det hele står Michael Jaap, som, når han ikke taler i telefon, trykker rigtig mange hænder.

”På den måde er Aarhus en lille by. Jeg kender jo alle journalisterne,” siger han.

Pressehåndteringen er en stor del af Michael Jaaps arbejde, men i dag er fokus andetsteds. Nemlig på eventet; for hvis afviklingen går som den skal, er en svær kommunikationsopgave løst effektivt.

”Jeg regner med, at vi i hvert fald når ud til lige så mange mennesker i dag, som Aarhus Stiftstidende gør i morgen. Hvis vi bare kan få en 7-10.000 mennesker herned, som fortæller om den gode oplevelse til bare tre andre, så når vi lige pludselig ud til rigtig mange borgere,” siger han.

Events skaber følelser

Michael Jaap kalder det at ’eventgøre’ kommunikation. Og netop events bruger Michael Jaaps kommunikationsafdeling rigtig meget.

”Jeg kunne sagtens sidde og skrive side op og side ned om de her havnepladser, men det er bare så meget bedre at vise borgerne, hvad de nye pladser kan, ved at holde et event som det her,” siger han.

Det er ikke bare ved at stable koncerter og sjove små indslag på benene, at borgerne kan få øjnene op for havnepladsernes potentiale. De er nemlig selv med til at skabe begivenheden.

”Der er ingen, der får noget for at være her i dag. Alle de frivillige, der er til stede, er fra en række forskellige foreninger fra rundt om i byen. Musikskolen kommer og larmer, og vi har en lokal kunstner til at lave kridtmalerier med børnene. Det er borgerinddragelse på højt plan,” siger Michael Jaap.

At borgerne selv er med til at afvikle åbningsfesten er vigtigt. For, som Michael Jaap formulerer det, kan alle booke en ”Madonna-koncert”. Problemet er bare, at det kommunikationsmæssigt blot er et ”one night stand”.

”At de, der rent faktisk skal bruge pladsen, kommer ned og deltager i dag, betyder, at vi får sikret pladsens popularitet på længere sigt. Og det er her, vores kommunikation flytter sig fra simpel informationsformidling til rent faktisk at kommunikere med følelser og oplevelser, som påvirker meget dybere end noget, man bare har fået fortalt. Det er i virkeligheden det, vi vil, og det er derfor, vi bruger events. Så er vi helt sikre på, at det lige går laget dybere.” siger han.

Aktiviteter til åbningsevent på Aarhus Havn

Helene Bagger Samlende aktiviteter for deltagerne er vigtigt ved en event.

Sofavælgere og regnbuevielser

Michael Jaap gør meget ud af offensivt at bruge events i sin magistratsafdelings kommunikation. For nyligt fik kommunikationsafdelingen den idé at tænke ”ud af boksen” med rådhusets vielser. I den sammenhæng overvejer man at forsøge at lave en aftale med AROS om at lade par blive gift i ’regnbuen’ på toppen af museet.

”På den måde passer det sammen, og vi får lavet noget til en specifik målgruppe. Vi har også vielser i den Gamle By, som taler til et helt anden publikum. På den måde får vi eventgjort vores bryllupper,” siger han.

Et andet eksempel på at tænke kommunikationen anderledes var til det seneste kommunalvalg i 2013, hvor kommunikationsafdelingen stillede otte sofaer op ved otte busstoppesteder rundt om i byen. Sofaerne var blevet ombetrukket, så der stod ”Forbeholdt sofavælgere, byens måske største parti” på dem. Et simpelt, alternativt kommunikativt greb som ramte plet hos aarhusianerne.

”Vi plastrede hele byen til med plakater om valget og lavede alt muligt andet klassisk kommunikation. Da vi så fik Epinion til at måle på det, var det, borgerne kunne huske, sofaerne. Det er også en måde at eventgøre på, at give folk et lille smil med på vejen,” siger Michael Jaap.

Eventkommunikation i Aarhus

I Aarhus kommune har man tre mål for de events, man afholder:

1. Vækst. De skal skabe en form for omsætning i byen

2. Udvikling. Events skal få borgerne til at arbejde sammen på tværs af fagområder eller på anden måde nyskabe.

3. Oplevelser. Events skal skabe værdi for borgerne i form af nye oplevelser med værdi.

Tænk i nyhedskriterier

For Michael Jaap er det vigtigt, at den klassiske kommunikation passer sammen med eventet, så eventet bliver en bonus, som kan give budskabet det sidste skub ind i borgernes bevidsthed.

”Vi har lavet masser af klassisk kommunikation om havnepladserne også; skrevet pressemeddelelser, sat plakater op i hele byen, lavet en stærk presseindsats. Forskellen er, at vi ikke bare skriver, at pladsen er åben, men at vi gør det i forbindelse med, at vi putter en fest ind,” siger han.

Og det er netop det, der giver den potente effekt, mener kommunikationschefen. For når man kommunikerer på den måde, så opfylder man alle nyhedskriterierne, og det bliver man nødt til at tænke over som kommunikatør, mener han.

”Det, vi laver som kommune, er næsten altid væsentligt. Men vi skal også sikre, at der er noget identifikation i det, så borgerne bliver oplyst, så de intuitivt forstår budskabet. Det sensationelle aspekt kommer så i form af, at vi eksempelvis får en golfspiller til at ramme en green 90 meter ude i vandet, som så eksploderer. Til sidst er der aktualitetselementet, som vi selv skaber ved at holde festen i dag. På den måde kommer vi hele vejen rundt om nyhedskriterierne, og det giver den stærkeste effekt.”

Aarhus Havn

Helene Bagger Aftenkoncert på Aarhus Havn ved åbningseventen

RÅDGIVNING

Jacob Nielsen

TROELS NIPPER, KOMMUNIKATIONSCHEF

”For fire år siden tog jeg en reflekteret beslutning og meldte mig ind i DJ. Jeg trængte til et fællesskab, som var helt tæt på mine arbejdsområder."