StrupStrup® med undertitlen – et strategisk kommunikationsbureau – bor i Trekantområdet i Jylland. ’Tæt ved motorvejen’, som de skriver på hjemmesiden. Når man åbner siden lyser den op med store billeder af to partnere, Jeannette Refstrup og Gitte Glibstrup, ledsaget af klare tekster. Det er fra første indtryk tydeligt for potentielle kunder, hvad StrupStrup® står for, og hvad parret tilbyder, når kunder indgår et samarbejde med de to ’strupper’, der efterhånden har delt kontor og firma i en længere årrække.

”Vil man arbejde med professionelle, må man selv opføre dig professionelt. Tage sit eget arbejdsliv alvorligt og gribe det professionelt an. Man må spørge sig selv, om det for eksempel er prof’ at sende en faktura et halvt år efter en opgave er afsluttet eller at aflevere sine bilag i et plastikchartek, og nej - det er det ikke,” fastslår Gitte Glibstrup.

Man skal kende hinandens faglighed og arbejdsmoral

Firmaet har ikke altid haft den skarpe profil, men er vokset og har formet sig organisk igennem årene. Som udgangspunkt var Gitte og Jeannette hinandens kolleger på Horsens Folkeblad. De havde tillid til hinanden og vidste, at de begge havde en høj arbejdsmoral, at de var løsningsorienterede og selvkørende. To af de faktorer, de i dag kan se var nogle grundlæggende forudsætninger for at indgå i et vellykket makkerskab, der kan konkurrere med de store.

”Vi var ikke veninder, men kendte hinanden som kolleger. Jeg vidste, at Gitte var dygtig, at hun var fagligt i orden, og det ville jeg gerne forbindes med. Og jeg vidste, at vi kunne arbejde sammen. Vi havde tillid til hinanden, kunne regne med hinanden. Vi kendte hinandens arbejdsmoral, og vi kunne stole på hinandens leverancer,’ fortæller Jeannette om grundlaget for i sin tid overhovedet at kunne indgå en samarbejdsaftale.

To giver tryghed

At kunne stå 100 procent inde for hinanden betyder, at parret kan fremstå som en robust enhed og dermed også byde ind på opgaver hos kunder, der er vant til at samarbejde med større bureauer. Er der ferie eller en sygedag, kan den anden altid træde til.

”Vi har helt klart fået fat i nogle andre og større kunder, fordi vi er sammen. Det giver styrke, når jeg sidder med kunder til et første kundemøde og kan fortælle, at jeg godt nok er deres kontaktperson på et projekt, men at min kompagnon er koblet på alle opgaver, hvilket gør at der altid er en at få fat på, hvis kunderne har spørgsmål eller noget brænder på. Det har jeg oplevet som et stort plus ude hos kunderne,” fortæller Jeannette.

To giver mod og styrke

Ikke kun eksternt men også internt er det rart for parret at kunne spille bold og snakke højt med den anden om opgaverne. Det giver større mod og risikovillighed.

”På et generelt plan er min selvtillid som selvstændig større, fordi vi hepper på hinanden, og vi har helt sikkert lavet flere penge sammen, end vi ville have gjort hver for sig. Der er opgaver, hvor jeg har tænkt, at det kan jeg ikke finde ud af, men fordi vi er to, kigger vi på hinanden og tænker i stedet, at det kan vi godt. I hvert fald hvis vi lige læser en bog, tager på et kursus eller ser nogle videoer på YouTube. Det har helt sikkert jævnt hen over årene gjort, at vi har turdet tage større opgaver ind. Vi har turdet lære det, mens vi gjorde det, fordi vi havde hinanden,” fortæller Jeannette.

To giver højere priser

Det er også nemmere at beregne et større tilbud, når man har nogle at sparre med, ligesom det er lettere at stå fast på sin pris, når man er alene ude på kundemøde, hvis man ved, at der er rygstøtte derhjemme, og at man har været to om at beregne opgavens omfang.

”Hvis en af os skal lave et tilbud, kan vi efterprøve det hos den anden, der kan spørge, om man nu også er heelt sikker på, at opgaven kun tager fire timer. Det gør det lettere at beregne tilbud og at stå fast på, at det tager den tid, det nu tager. Og det er ulig meget nemmere at gå til kundemøde og svare igen med, at vi har en prispolitik eller det er jeg lige nødt til at vende med min kompagnon, inden jeg svarer. Man kan let komme i klemme til kundemøder, og der er det godt at kunne henvise til makkeren. Plus at vi selvfølgelig har budt på større opgaver, fordi vi var to, og folk har turdet sige ja, fordi vi netop ikke var alene.”

To giver mulighed for løbende efteruddannelse

En del af strategien for StrupStrup®, når de konkurrerer om at vinde større opgaver, ligger i viden. Større kommunikationsopgaver indeholder nemlig ud over diverse leverancekrav ofte også elementer af strategisk rådgivning på flere niveauer. Det er her de store bureauer står stærkt med deres mangfoldighed af fagligheder.

”Her er det igen en fordel for os at være to. Det bliver nemmere at komme på efteruddannelse, fordi der er en anden, der arbejder, mens man er afsted. Vi efteruddanner os konstant. Jeannette har taget en Executive Master i Corporate Communications og uddannelse i projektledelse. Jeg har blandt andet taget en bestyrelsesuddannelse for at få strategisk forståelse og kurser i strategisk rådgivning i praksis og kurser i podcast og agil projektstyring. Vi tager på fælles konferencer i USA om for eksempel Brand Journalism, og vi er løbende på konferencer i Danmark og udlandet,” fortæller Gitte.

Lige nu er der fokus på også at blive klogere på bæredygtighed. Fordi det interesserer StrupStrup®, men ikke mindst for at StrupStrup® kan blive ved med at være det rigtige valg for nuværende og potentielle kunder, der vil interessere sig for det i fremtiden.

Når Michael Christophersen laver podcastserier eller videofilm for fagforeninger og andre store organisationer, føler han ofte, at han får opgaverne ind ved et tilfælde. Pludselig er der ’bare’ nogen han kender, der ringer og spørger, om han vil byde ind. Han laver sjældent strategisk, opsøgende salgsarbejde men forsøger at finde vej fra opgave til opgave ud fra, hvad der virker mest logisk for ham. Man kan også vælge at anlægge et narrativ om, at Michael primært arbejder netværksbaseret.

”Netværk er helt uundværligt for mig. Jeg har mit ’gamle’ netværk fra mine år i Danmarks Radio, som jeg får opgaver igennem, men også folk, som jeg har mødt gennem fagpolitisk arbejde i DJ eller ude omkring i landet, hvor jeg har holdt foredrag eller undervist, har haft betydning for min forretning. Senest har jeg opdaget kraften af at blive anbefalet på LinkedIn, som jeg ellers ikke har interesseret mig for. Jeg har ikke være særlig synlig på LinkedIn selv, men kunder har anbefalet mig som en god samarbejdspartner, og det har givet nye kunder.”

At arbejde sammen med gode kolleger styrker mit tilbud og mit produkt

Michael slår sig gerne sammen med fagfæller, der besidder en anden ekspertise end han selv og skifter ofte mellem forskellige samarbejdspartnere fra opgave til opgave, alt efter hvad der er relevant at inddrage af komplementære kompetencer.

”Jeg er stærk på podcast, og jeg er god til at filme, klippe, redigere og tilrettelægge, men jeg er ikke stærk til det skriftlige. Derfor henter jeg ofte hjælp til at gennem gå mine skriftlige ting i forhold til korrekt formulering og grammatik. Jeg synes, at det virker uprofessionelt, hvis jeg afleverer noget, der er fyldt med stavefejl. Det er heller ikke nemt at udforme et tilbud på en større mere kompleks opgave. Hvor lægger man sig prismæssigt? Det får jeg som regel også hjælp til af dygtige kolleger, især for at blive mindet om at indregne tid til delelementer i opgaven, jeg ikke selv har tænkt på og som kan gøre, at jeg giver et tilbud, der er for lavt. Det i sig selv har jeg oplevet miste større kunder på.”

Frokostpausen kan bruges til behageligt mersalg

Vi går tilbage til udgangspunktet om salgsarbejde og at finde vej fra opgave til opgave, og Michael konkretiserer som eksempel hvordan, han igennem årene har opbygget en ekspertise inden for arbejdsmiljø. Ind i mellem underviser han derfor i en større organisation på området. Hver gang han underviser tjekker han grundigt deltagerlisten.

”Hvor kommer de fra, hvem er deres arbejdsgivere, kunne nogle mon være interesserede i, at jeg skulle lave noget for dem? Jeg kontakter ikke kursusdeltagerne direkte om noget, men deltagerlisten giver mig inspiration til at kontakte de respektive organisationer bagefter. Hvis ét sektorkontor ét sted har et problem, de gerne vil have løst, må der være andre kontorer, der har lignende behov, og så kontakter jeg dem og spørger. Og i hvert fald en ud af ti gange er jeg heldig.”

Frokostpauserne er også geniale til research, og det gælder om at sætte sig det rigtige sted. Helt konkret. Ved siden af eventuelle andre oplægsholdere fra andre organisationer.

”Det handler om at bruge øjeblikket, om at kunne se mulighederne, når man kommer ud. Det lyder måske lidt kynisk, jeg er jo hyret ind der, hvor jeg er i gang med at undervise, men jeg sidder jo heller ikke og sælger. Jeg vil nærmere sige, at jeg har en faglig samtale, hvor jeg nysgerrigt spørger til og laver min research til eventuelle fremtidige indsatser. Nogle gange er man heldig. Ikke altid, men nogle gange.

Jeg kan levere topkvalitet ved hjælp af gode kolleger

Da en forening for nylig skulle have relevant kommunikation ud til deres medlemmer, var det netop sådan en frokost, der endte med en aftale. Fordi Michael rimelig neutralt havde bidraget med sin viden om podcastens styrke som medie i relation til netop denne målgruppe, blev han ringet op dagen efter og spurgt, om han ville have opgaven. Foreningen ønskede et professionelt set-up og havde budget til det.

”Derfor hyrede jeg en god journalist, jeg kender. En, som jeg vidste var rigtig dygtig - en, jeg stolede på. Jeg sendte ham ud at interviewe og stod selv for redigering og klipning. Og så brugte vi hinanden i selve færdiggørelsen af serien. Vi havde helt rene linjer, og det fungerede rigtig godt. Helt ned på konkrete aftaler som, du bruger min bil, jeg betaler benzin, du bruger mit udstyr osv.”

Samlet set ud fra Michaels erfaringer kræver det at arbejde med større kunder en tålmodig salgsindsats, venligt netværksarbejde, at man er kvalitets- og prisbevidst og ikke mindst god hjælp fra dygtige kolleger, som man kan stå inde for.

Q and A med Stine Daugaard, konsulent i DJ

Hvad skal der til for at konkurrere med de store bureauer?

Selvfølgelig er det forskelligt afhængigt af kunde- og opgavetype, men hvis du selv vil løse alle dele i en stor opgave alene, kan du komme til at virke utroværdig. Du skal kunne konkurrere på professionalisme og viden, ikke kun på prisen. Derfor er det generelt en rigtig god idé, at du først og fremmest sætter dit hold. Det, du konkurrerer med, er trygheden i, at et stort bureauet kan det hele og har forskellige ressourcer, der kan træde ind. De har muskler, der gør kunderne trygge.

Hvem skal jeg have med på holdet til en større opgave?

Først og fremmest er det vigtigt at sikre dig, at du kender gode folk til forskellige typer opgaver. Dit hold kan veksle fra opgave til opgave, og det virker mest professionelt, hvis du eksempelvis har en fotograf til at tage billeder, en journalist eller kommunikatør, der skriver og en grafisk designer til at lave web-arbejde. Overvej hvem du skal have på banen for at løse en bestemt opgave bedst muligt. Du skal kunne vise, at dit hold er lige så stærkt, som det bureauerne kan stille.

Hvad er vigtigst at få på plads, inden opgaven går i gang?

På bureauer er rollerne tydeligt defineret, og alle ved, hvem der bestemmer, hvis der er uenighed. Den snak skal man have med sine samarbejdspartnere. Hvem har det sidste ord, hvem er projektleder. Og ikke mindst, hvem der skal tage sig af de opgaver, der ikke falder logisk i forhold til jeres respektive fagligheder, såsom hvem fjerner kaffekopperne på bordet, hvem rydder op, hvem sørger for at booke hvad, osv. Det kan virke banalt, men det er vigtigt.

Hvordan skal jeg tænke over i forhold til aftaler med min samarbejdspartnere?

Sørg altid for at indgå tydelige, skriftlige aftaler med hinanden. Jo bedre man kender hinanden, jo vigtigere er det at sikre sig grundigt med skriftlige aftaler. Når man sætter et hold, vil man ofte vælge nogle, man har en god fornemmelse af og et godt forhold til. Man har derfor tendens til at tænke, at man kender hinanden godt nok til ikke at skrive noget ned, men det kan blive grimt, fordi relationen pludselig også er på spil, hvis der kommer faglige uenigheder hen ad vejen. 

Hvad skal jeg sælge mig på til store kunder?

Det vigtigste er, at du kan argumentere for, at der er sikkerhed for at din løsning/din ydelse er lige så god som den et større bureau, vil kunne diske op med. Du bør først og fremmest slå på din faglighed. Men du kan eksempelvis også slå på, at du er mere agil, hurtigtarbejdende, og at du ikke kommer med et større set-up, der også skal finansieres. Men pas på med at gøre prisen til det væsentligste parameter, for det er med til at udvande din faglighed. Det kan godt være, at du og dit hold OGSÅ er billigere, men det skal ikke være dit tungeste argument. Argumenter i stedet med afsæt i dit branchekendskab og dine erfaringer fagligt for, hvordan du er den bedste løsning, og hvordan du kan levere et kvalitetsprodukt, der lever op til deres forventninger. Det vigtigste er, at du er professionel i din tilgang, at du tænker i helheder, og at du fremstår med tjek på tingene.

Hvad kan give mig et boost, hvis jeg gerne vil have større kunder og opgaver?

Brug dit netværk og spørg nogle, der allerede gør de her ting. Hvordan gør de? Fra hvordan de sætter holdet til, hvordan de beregner deres tilbud. Brug DJs tilbud om sparring om forretningsudvikling, og tjek DJs aftaleskabeloner som inspiration til at skrive gode kontrakter.

Hvis det er svært for dig at anlægge det business mindset, som det kræver, kan du melde dig på DJs Biz Kickstart-kurser og få styr på, hvad det er, du vil, hvorfor, hvad dine drømme er for din virksomhed og udvikle en forretningsplan.

Og ikke mindst: Lav research på dine konkurrenter, de store bureauer, for at få klarhed over, hvad du er oppe imod, hvordan gør de og hvordan griber de det an.

Følger du disse råd og tilsætter en portion energi og lige så meget mod, kan du snart være godt på vej til større kunder.

Sådan udformer du et professionelt tilbud

At tage sig tid til at afgive et gennemtænkt og gennemarbejdet tilbud når det handler om større opgaver, kaster fordele af sig til en selv og til kunderne. For dig som leverandør bliver det tydeligere, hvor mange delprocesser opgaven egentlig består af, og dermed også hvor meget tid du skal bruge på opgaven. For kunderne skaber det tryghed, fordi det bliver helt klart for dem, hvad de reelt betaler for. Den metode har givet succes og realistisk prissætning for journalist Marie Bille og mange i hendes netværk. Her får du hendes vigtigste regler for god tilbudsskik til større kunder.

1. Føst må du finde ud af, hvad kunden præcist og konkret efterspørger. Tag dig derfor god til en samtale om, hvad de forestiller sig, hvad de vil have, hvad er det vigtigste for dem, hvad de gerne vil have ud af at få opgaven løst.

Bonustip: For ikke at skulle opfinde den dybe tallerken hver gang, kan du også spørge kunden, om de før har fået løst en lignende opgave på en måde, de var glade for og bede om at se materialet til inspiration. Du kan også byde ind med dine egne overvejelser, de fleste kunder vil jo gerne have en professionel sparring på både produkt og proces.

2. Aftal ikke en pris med det samme. Begge parter kan blive revet med af stemningen under et behageligt møde og sige ja til noget, der i sidste ende ikke bliver tilfredsstillende. Sig tak for snakken, og at du vender tilbage med et tilbud på mail.

3. Hvis et tilbud skal være klart og forståeligt for en kunde, må du have det klart for dig selv. Bryd derfor processen, der fører frem til det endelige produkt, ned i mindre dele og lav et overslag på hvor lang tid, hver enkelt fase vil tage dig. Samtidig påfører du prisen for de enkelte dele hver især. Husk at medtage pris på forberedelse, research og fastsæt antallet af eventuelle korrekturgange, der er indregnet i prisen.

4. Indled dit tilbud med at opsummere, hvad I har aftalt. Giv projektet en titel og skriv derefter, hvad I præcist har aftalt inklusive formålet med projektet. Ex: 2 pjecer, der skal beskrive xx, hvor formålet er at give indsigt i yy. 

5. Skriv dit estimerede tidsforbrug og en tidsplan ind i dit tilbud. På den måde får kunden en realistisk idé om hvilke faser, der er på vejen til et færdigt produkt, hvor meget arbejde, der er i opgaven, lige som det giver kunden en idé om, hvor effektiv du er. Får du en ny type opgave, som du ikke kender tidsforbruget på, er det en god idé at spørge en god kollega, der har prøvet det før, inden du går i gang med at estimere.

Bonustip: Husk at indlægge tid til projektledelse, koordinering og briefing, hvis I er flere leverandører på en opgave, eller der er flere kilder, der skal koordineres imellem. Det tager oceaner af tid.

6. Indsæt en standardtekst om, at dette er estimeret tidsforbrug og pris, og at disse kan ændres, hvis der opstår uventede hindringer på vejen, der tager ekstra tid. I standardteksten kan også fint indgå regler om ophavsret, så du bliver fri for at fremkomme med pludselige krav, hvis kunden bruger dit materiale uretmæssigt.

7. Nederst kan du indsætte standardvilkår, der indrammer f.eks. at eventuel transportudgifter dækkes af kunden, at opgaver om aftenen udløser et ekstra tillæg og betalingsvilkår ifm. aflysning i sidste øjeblik.

8. Brug DJ. Tjek DJs aftaleskabeloner og standardvilkår og tøv ikke med at kontakte DJs jurister, inden du indgår en kundeaftale.

9. Følg op, når du har afsendt dit tilbud med mindre, kunden selv vender tilbage. Hvis det er en ny kunde, kan du foreslå et møde, hvor I afstemmer aftalen en sidste gang og slår endeligt fast, at det er dét her I kører videre med. Som regel kan dette dog klares på en mail.

10. Kom i gang.

Se DJs aftaleskabeloner her!

Se mere om at sætte din pris og lave gode aftaler i FreelanceGuiden især kapitel 4 og 5.