Mit bedste arbejdsredskab: Evernote

Den store løgn om kreativitet og rod
På de sociale medier er jeg flere gange stødt på delte artikler, der fortæller, at rod fremmer kreativitet. Det er bade en sandhed og en løgn.

Du bliver inspireret af input - og input kan fint være fra de forskellige ting, du har liggende på dit kontor, i din tegnestue eller på dit atelier. Men du bliver ikke kreativ eller inspireret af den følelse af usikkerhed, der stammer fra, at du har mistet overblikket.

Lad mig derfor skille historierne ad. Du kan godt være kreativ, boheme, kunstnerisk og holde styr på dine ting samtidig. Min påstand er, at du reelt vil blive mere kreativ af at have overblik.

Hvad er Evernote?
Evernote er en tjeneste, du kan bruge på din smartphone, din computer og hvilken som helst browser i en web-version. Alt dit indhold bliver gemt i noter, der bl.a. kan indeholde:

•   Tekster skrevet direkte i Evernote.

•   E-mails, du har videresendt til din Evernote-konto.

•   PDF, Word etc.

•   Memoer indtalt på din smartphone.

•   Fotos af whiteboard, post-it-sedler, notesbøger og skitser.

•   Hjemmesider og skærmbilleder klippet direkte fra nettet.

•   Video.

Når du gemmer en note, synkroniserer Evernote med din konto, og du kan derefter se noten alle de andre steder, du bruger Evernote.

Evernote kan bruges i alle faser af freelancerens processer: research, idéudvikling, samarbejde, præsentation, arkiv og som notifikations værktøj.

Evernote findes i en gratis version, men jeg vil anbefale en af de betalte planer, der koster 249-429 pr. år (se mere på evernote.com).

Derfor bruger jeg Evernote
Hvis jeg skal yde mit bedste og være optimalt kreativ, har jeg brug for ro i mit hoved. Der må ikke konstant dukke forstyrrende tanker op som for eksempel:

•   Hvornår var det, jeg skulle aflevere første skitseudkast til XX?

•   Shit, den gik i stykker…hvor har jeg lagt kvitteringen?

•   Hvad lovede jeg at ordne til næste møde?

•   Hvor gemte jeg den (måske) fantastiske idé jeg fik igår?

Eksempel
Jeg tjekker mail og ser at min mand har sendt et link til et firma, der kunne være interessant for mig at kontakte. Men jeg kan mærke, at jeg lige skal sove på det…jeg klikker på linket, der åbnes i en browser. Nu kan jeg bruge Evernotes webklipper til at gemme siden - og samtidig tilføjer jeg en kort note om, hvad jeg vil kontakte firmaet om og sætter en notifikation på. Nu sender Evernote en mail næste dag og minder mig om at få fingeren ud :-D

Jeg tegner og skriver i hånden
Mit forbrug af notesbøger og tegnegrej er støt stigende. Jeg tænker anderledes og mine hænder er gladere, når jeg kan tegne og skrive i hånden. Så at jeg bruger Evernote til at organisere det hele, betyder altså ikke, at jeg ønsker at være 100% digital.

Eksempel
Med min iPhones Evernote app tager jeg billeder af de sider i notesbogen, som jeg vil gemme. Efterfølgende kan jeg søge i den del af min håndskrevne tekst, der er skrevet med blokbogstaver. Det samme gælder, hvis jeg tager billeder af mit whiteboard eller af post-it-sedler.

Sådan finder du det, du har gemt
Et er at gemme en masse noter i Evernote, men hvis det skal give mening, skal du jo kunne finde det igen.

Dine noter kan organiseres i notesbøger, det er en meget ligetil og forståelig måde at organisere på. Notesbøger kan nemt deles med andre (uanset om de også bruger Evernote). Hvis I er flere der skal kunne redigere i noterne, kan de andre oprette en gratis Evernotekonto.

De enkelte noter kan også tagges (mærkes). Det kan være tags, som f.eks. vedrører status i forhold til projektstyring: aktiv, passiv, prioritet, eller det kan være tags, der beskriver typen af indhold i en note: research, inspiration, reference.

Evernotes søgefunktion er stærk, og jeg organiserer efterhånden mine noter mindre og stoler mere og mere på søgefunktionen.

Eksempel
Jeg er til møde og vil vise min kunde de eksempler på research, jeg har indsamlet siden sidste møde. Jeg laver en kombineret søgning på:


•    Notesbog: Projektets notesbog

•    Tag: research

•    Dato: dato for sidste møde

På den måde får jeg kun vist de ønskede noter.

Enkel projektstyring med Evernote
Jeg har alle mine kunder og projekter gemt i Evernote. Hver kunde har sin egen note og hvert projekt har sin egen notesbog, hvor jeg gemmer alt, der vedrører projektet: aftaler, mails, research, skitser, tidsplaner, evt. timeforbrug, mødereferater, todo-lister.

Hvert projekt har en master-note, hvor jeg samler relevante links til de andre noter og vigtig information. En master-note til et hjemmesideprojekt indeholder altid:

•    Kort beskrivelse af projektet.

•    Oplysninger om kunden (link til kundens note).

•    Oplysninger om kundens webhotel.

•    Evt. login til nyhedsbrevsprogram, nuværende hjemmeside, Google Analytics, sociale medier.

Den kan også indeholde:

•    Link til en note med oversigt over research/inspiration.

•    Noter med skitser fra whiteboard.

•    Link til klippekort.

•    Link til mødereferater.

•    Mails.

•    …etc.

De enkelte noter kan laves til notifikationer med en dato og tidspunkt - de vises selvfølgelig i Evernote, og jeg modtager en mail på dagen.

Eksempel
En gammel kunde ringer. Jeg slår op i min notesbog (Evernote-notesbog selvfølgelig) med kundenoterne og finder hurtigt kunden. Jeg kan med samme se, hvilke projekter vi har lavet sammen og hvornår. Der er link til de forskellige projekters master-noter, så jeg kan hurtigt svare på hans spørgsmål om et af vores tidligere projekter.

Evernote i privaten
Jeg er et popcornhoved, jeg får hele tiden nye idéer, jeg vil hele tiden afprøve nyt grej og hvis ikke jeg styrer mig, eksploderer det omkring mig. Lige præcis derfor er Evernote så god for mig. Det er stedet, hvor jeg kan samle alt det, jeg har brug for at gemme - og en masse jeg ikke har brug for at gemme, men som jeg vælger at gemme alligevel.

Jeg bruger det både til mit liv som selvstændig og i mit privatliv. Jeg har opskrifter, ønskesedler, børnenes og mine egne tegninger, min søns indtalte historier, fotos, videoer, kvitteringer, rejsenotesbøger, idéer til fremtidige projekter etc.

Eksempel

Nogle af noterne i min private del:

•    Min søns stil “Min far” fra 3. klasse.

•    En guide til at binde snørebånd (hvorfor, Bolette, hvorfor?).

•    En mail min mand sendte til mig, en måned efter første date.

•    Et billede af en rød dør (fordi jeg vil male hoveddøren rød).

•    En vejledning i at parallelparkere…som endnu ikke har gjort forskel!

•    En liste over bøger en veninde har anbefalet.

Med Evernote kan du altså samle hele dit liv I én tjeneste, men pas på, du risikerer at blive afhængig.