Fire gode råd til mere personlig effektivitet

Dit arbejdsliv er og vil altid være fuld af gode og dårlige vaner. Det gælder både, når du er fastansat og når du er freelancer. Men som freelancer er du ekstra udsat, da du både skal skabe dine egne rammer, skaffe alle opgaver samt udvikle og eksekvere. Og det er ofte kun dig, der kan sikre den nødvendige selvdisciplin for at få det hele til at gå op i en højere enhed.

Efter at have gennemført stribevis af kurser for FreelanceGruppen i personlig effektivitet, har jeg fundet ud af, at følgende er et meget realistisk billede af en freelancers hverdag:

Selvom du fra morgenstunden går til tasterne med de bedste intentioner om at skabe god journalistik, gode historier, gode billeder og gode fortællinger, så står fristelserne i kø og dagen ender alt for ofte i en endeløs række af overspringshandlinger. Det er først lige inden deadline, at du endelig tager dig sammen og leverer. Måske ved du godt, at du ikke leverer på dit allerhøjeste niveau, meeeeen nu blev tiden jo også lidt knap. Til gengæld er du fuldt opdateret på dagens nyheder, du har også tjekket Facebook (adskillige gange) og du har inviteret til fødselsdag og surfet efter gadgets eller nye sko.

Hvis du kan genkende det arbejdsmønster, er du ikke alene. Og medmindre du faktisk nyder at spilde din tid og dit talent, så er det klogt at kigge efter nye arbejdsmetoder, som kan få dig ud af den utilfredsstillende arbejdstilstand og ind i et par gode vaner, hvor det ikke er overspringshandlingerne og forstyrrelserne, der styrer dig, men dig der styrer dem. FOKUS er nøglen til at komme videre. Jeg lover dig, at det vil give dig meget mere frihed og livskvalitet.

Råd #1: Skab zoner, hvor du kun løser én opgave ad gangen

Forstyrrelser og afbrydelser er en af de allerstørste tidsrøvere, der findes. Undersøgelser viser, at der kan gå op til 20 minutter, fra du bliver forstyrret midt i en opgave, til du er tilbage på samme koncentrationsniveau som før. Jo færre forstyrrelser, jo flere fejl. Undersøgelser viser til gengæld også, at det ofte der DIG SELV, der forstyrrer dig selv. For eksempel når du – midt en sætning – føler trang til at tjekke e-mailen. Eller telefonen. Eller sociale medier. Det er helt naturligt, da vores hjerne efterhånden er vænnet til et relativt kort attentionspan.

Men husk dette: Hver gang du afbryder dig selv med et lille kig i din indbakke, så gør du dig selv langsommere og dummere. Hvis du derimod øver dig i at arbejde koncentreret med én opgave i zoner på for eksempel 30, 40 el. 90 min., så laver du færre fejl og kan løse selv svære opgaver hurtigere. Ja, du kan måske endda komme i flow, som jo er en ønske-tilstand for enhver ambitiøs og produktiv journalist. Du kan læse meget mere OM FLOW HER.

Råd #2: Planlæg dine zoner efter hvornår på dagen du er mest effektiv

Vores hjerne er mindst 10.000 år gammel. Den er bygget til et samfund, der er langt mindre komplekst end det samfund, vi lever i i dag og hjernens ”batteritid” er relativt kort. Bare tænk på, hvad der sker, hvis du over flere dage får for lidt søvn; du løber hurtigt tør for energi, du mister din kreativitet og kan endda blive knotten og selvkritisk.

Til gengæld har vi de seneste 10 år fundet ud af, at hjernen også er langt mere plastisk, end vi først antog, og at vi derfor kan træne hjernen ligesom vi træner kroppens øvrige muskler. Så udover altid at være opmærksom på, hvordan du får den bedste søvn, skal du lære dig selv i højere grad at arbejde MED din hjerne i stedet for MOD din hjerne. Et af de simpleste råd er, at du skal lægge svære opgaver om morgenen og formiddagen, hvor din hjerne er mest frisk – og udskyde de lidt nemmere opgaver samt afholdelse af møder og e-mailbesvarelse til om eftermiddagen, hvor din hjerne er lidt mere slidt. I mit eget arbejdsliv forsøger jeg altid at lægge alle møder efter kl. 13.00, så jeg ved, at jeg har formiddagen til at komme i koncentrationszoner og i flow. Nogle gange kan det selvfølgelig ikke lade sig gøre på grund af aftaler og andre gøremål, men hvis du bare kan øve dig i at gøre det 2-3 dage om ugen, så er du allerede meget langt i forhold til at skabe større overskud.

Råd #3: Opbyg stærke daglige rutiner

Da jeg begyndte at interessere mig for effektivitet og fokus, læste jeg en masse bøger og blogs om emnet. Jeg fandt ud af, at der med relativt små fif var virkelig meget at hente. Jeg besluttede derfor at skrive en bog, hvor jeg kunne dele ud af mine nye indsigter. Men hvordan skulle jeg få tid til det, når nu jeg allerede arbejdede fuldtid med mine kunder? Jeg byggede min egen metode. Metoden, som jeg kalder ’3-3-6-3’, er beskrevet i bogen ”Fokus giver frihed”, men her er pixi-versionen:

Det første 3-tal står for tre timer om dagen. Det er den tidszone, som jeg valgte skulle være dedikeret til bogskrivning – og helst i flow. Zonen valgte jeg at lægge fra kl. 8-11, da jeg er mest frisk i hjernen om morgen og formiddagen. Den næste 3-tal står for tre dage om ugen. Det vil sige, at jeg allokerede én 3-timers zone tre gange om ugen. Afhængig af mit øvrige arbejde planlagde jeg dem fra uge til uge. Det kunne være mandag, onsdag og fredag, men det kunne også være tirsdag, onsdag, torsdag eller hvordan det nu passede. 6-tallet står for en periode på seks måneder, hvor jeg skulle gennemføre metoden. Jeg allokerede altså 3 timer, 3 dage om ugen i 6 måneder – og så ville jeg se, hvor langt jeg var kommet.

Det sidste 3-tal står for de tre regler, som gælder for alt zone- og flowarbejde: ingen mails, ingen telefon og ingen undtagelser. Den sidste er vigtig: Det vil sige, at jeg SKULLE få det til at lykkes over hele seks måneder, således at jeg var sikker på, at det kunne blive en ny rutine for mig. Og det blev det.

Hånden på hjertet: den første uge var svær. Fristelserne dansede om ørerne på mig, og jeg vidste jo slet ikke, om metoden holdt vand og derfor var det svært at koncentrere mig om at skrive. Men metoden virkede og allerede i uge 2 blev nemmere. I uge 4 var jeg så meget i flow i mine zoner, at jeg måtte stille uret for at huske at komme tilbage til virkeligheden med mails og telefoner. Efter seks måneder havde jeg skrevet en bog. Og da jeg skulle skrive bog nr. 2 brugte jeg samme metode med samme resultat: Seks måneder efter lå der et færdigt manus.

Så meget kan rutiner og gode vaner betyde for din effektivitet. Jeg skabte på den måde flere timer i døgnet til at gøre noget af det, som jeg brændte mest for. Og det er alt andet end en spændetrøje: Mine metoder har givet mig et lykkeligt arbejdsliv, hvor jeg har gode rutiner og vaner og dermed kan nå meget mere på kortere tid og derfor kan jeg holde mere fri – eller sætte nye gode ideer i spil som OGSÅ gør mig glad. Jeg kan stærkt anbefale det.

På falderebet får du lige det sidste gode råd, som igen er vigtigt for at få din hjerne til at præsentere optimalt.

Råd #4: Hold pauser og kig op

Før smartphonen blev allemandseje, fik hjernen flere små pauser i løbet af en dag. Stenalderhjernen har stadig brug for pauser. Den britiske astrofysiker og professor Stephen Hawking blev kort før sin død spurgt om, hvilket råd der var det bedste, man kunne give sine børn om verdenen. Han svarede uden at tøve: »Kig op«.

Ja, så simpelt kan det siges: Kig op. Det er først, når du kigger op, at du opdager verden. Det er, når du kigger op, at stjernerne kommer til syne – eller du kan møde din kærestes blik. Når jeg kører i tog, bus eller Metro, så sidder 9 ud af 10 af mine medpassagerer med næsen nede i deres mobiltelefon. Når jeg står i kø i supermarkedet, ser jeg ofte, at andre i køen tager deres mobiltelefon op af lommen og scroller lidt på den. Ja, der er sågar bilister og cyklister, der – når de holder for rødt lys – lige kan nå at tjekke Facebook, Instagram, mail eller andet inden det bliver grønt. Det mest hyppige uheld med en mobiltelefon er at tabe den ned i toilettet – og det må jo betyde, at langt de fleste også medbringer den skønne lille opmærksomheds-stjæler på toilettet.

Jeg skal ikke være hellig. Jeg falder også i den store ’indholdsgryde’, som min smartphone jo er fra tid til anden, men hvis du vil have mest muligt ud af din hjerne, så skal du huske at give den nogle små pauser i løbet af dagen. Derfor: Lad mobilen blive i lommen, når du er på vej fra A til B. Lad den blive i lommen i køen i supermarkedet, og i stedet for at blive tosset over at kassedamen – IGEN – skal skifte bonrulle, så tak i dit stille indre for den ekstra lille pause, som du fik foræret hel gratis.

Pernille Garde Abildgaard afholder jævnligt kurser i personlig og kollektiv effektivitet for FreelanceGruppen. DE NÆSTE KURSER ER D. 19. AUGUST I AARHUS - OG D. 30. AUGUST I KØBENHAVN. MELD DIG TIL HER.

Pernille Garde Abildgaard er forfatter til bøgerne ”Fokus giver frihed – gode arbejdsmetoder i en verden fuld af forstyrrelser” (2018) samt ”Manden der knuste kalenderen for at gøre sine medarbejdere lykkelige” (2019). Begge bøger handler om at skabe et godt og fokuseret arbejdsliv med masser af frihed og livskvalitet.