Mange freelancere, der i sagens natur ofte er alene om opgaverne, har stor glæde af at slå sig sammen i kontorfællesskaber. Rent juridisk er der forskellige måder at gøre det på. Mange danner en forening, der så lejer et egnet lokale. Andre springer ud i at danne et mere forpligtende I/S, og atter andre lejer sig ind hos små selskaber, der udlejer ekstra pladser i fællesskabet.
Uanset, hvad man vælger, er der mange spørgsmål at tage stilling til. DJ’s nyhedsbrev har talt med to freelancere om deres erfaringer med at starte op fra bunden. Det ene kontorfællesskab starter op om 10 dage, det andet har et halvt år på bagen.
De risikovillige
Den 1. september flytter freelancejournalist Per Henrik Hansen ind i sit nye kontorfællesskab i Filmbyen i Århus. Indtil nu har han siddet i et stort kontorfællesskab med ca. 15 andre, men da de blev opsagt af udlejeren, måtte han se sig om efter noget andet.
”Vi er nogle på kontoret, der går godt i sving sammen, og vi ville gerne blive sammen på en eller anden måde, så vi undersøgte, hvad der var af muligheder rundt omkring i Århus, og så fandt vi et lokale på etagen nedenunder, hvor vi flytter ind nu.”
Det nye kontor er på 123m2 og kommer til at rumme otte arbejdspladser. Der er mange måder at organisere et freelancekontor på og i fællesskab med sine kolleger fandt Per Henrik Hansen en model, der stillede alle tilfreds.
”Fire af os otte laver et interessentskab. Der er nogle, der gerne vil have helt faste forhold, hvor de ikke er i tvivl om huslejen. De vil ikke tage en økonomisk risiko, og der vil være en risiko, hvis der er nogen, der rykker ud, og der kommer til at stå nogle pladser tomme i noget tid, for så skal huslejen betales alligevel. Hvis man laver det med lige vilkår for alle, så vil huslejen for de andre stige, hvis der pladser ledige. Men det gør vi så ikke, vi er fire, der laver et interessentsskab, der lejer lokalet. Og vi fire skyder hver 15.000 kr. i det her I/S. For de penge køber vi møbler, etablerer mødelokale etc. og så fremlejer I/S pladserne til hver enkelt. Dem, der ikke er med i I/S, ved præcis, hvad de skal betale i husleje hver eneste måned.”
Det nye kontorfællesskab kommer til at rumme to forskellige slags pladser.
”En almindelig arbejdsplads kommer til at koste 3.400 kr., dem er der to af. Og så er der to små arbejdspladser til 1.700 kr, de har mindre skrivebord og mindre skabsplads. Os, der er medejere af interessentskabet, får tilgengæld en lavere husleje, vi slipper med et par tusind kroner for sådan en arbejdsplads de andre betaler 3.400 kr. for.”
Det nye kontorfællesskabs første hold er på plads, og freelancernes arbejdsområder er vidt forskellige.
”En grafiker, en fotograf, en fysioterapeut og mig selv, der er journalist, er ejerne. Lejerne bliver en underviser og foredragsholder indenfor ungdomskultur, et firma som udlejer grej til koncerter og film og to journalister, der udgør Kristeligt Dagblads Århus-redaktion.”
Per Henrik Hansen glæder sig til at tage det nye sted i brug, for efter syv år som freelancejournalist ved han, hvor vigtigt det er at have et kontor.
”Det er rigtig godt at have et kontorfællesskab både for det sociale og for det mentale, hvor man får den der følelse af, at man går på arbejde hver dag.”
Per Henrik Hansens gode råd til oprettelse af nye kontorfællesskaber:
1. Sørg for at afstemme jeres forventninger til fællesskabet: Grad af fællesskab, omfanget af faglig sparring, udgiftsniveau etc.
2. Hav en plan klar for, hvordan I vil håndtere økonomien, hvis en eller flere pladser kommer til at stå ubesatte i en periode.
3. Især for mindre fællesskaber kan det være fornuftigt, at I internt aftaler en måneds længere opsigelse end der står på jeres huslejekontrakt. Det giver de tilbageværende en ekstra måned til at overveje, om de vil opsige lejemålet eller satse på at få en ny indflytter, hvis en af jer flytter ud.
4. Tænk ikke for snævert med hensyn til, hvem der kan være med i fællesskabet. Der kan være megen fornøjelse og inspiration i at dele kontor med folk fra helt andre brancher end ens egen.
Kontorjomfruen
”Der har faktisk ikke været nogle udfordringer. Rent lavpraktisk har der været sådan noget med at internettet pludselig holder op med at virke, eller at det drypper ind – det er jo et gammelt hus – og vinduerne kan være svære at åbne og lukke, men det er helt nede i den lavpraktiske ende”, fortæller freelancejournalist Gitte Glibstrup.
Jeg er ikke på samme måde på arbejde hele tiden, som hvis jeg havde kontor hjemme.
Hun har været selvstændig i seks år, men først den 1. februar 2010 flyttede hun ind på sin første plads i et kontorfællesskab. Før da arbejdede hun hjemmefra.
”Det var naturligt for mig at starte op hjemme, og der var ikke nogen anledning for mig at flytte ud. Det har været trygt, godt og fleksibelt, og det har også været et spørgsmål om at minimere udgifterne. Sidste år var jeg et år på barsel med mine tvillingedrenge, og det gjorde, at jeg var klar til at komme ud, jeg havde brug for at se noget nyt, jeg havde brug for at møde andre mennesker. Mit firma Strup & Strup Kommunikation havde også mere eller mindre ligget i hvile i et års tid, så jeg havde også brug for at komme ud og få gang i et nyt netværk. Jeg havde brug for et nyt boost.”
Gitte Glibstrup kom i kontakt med de andre freelancere gennem et reklamebureau, hun tidligere havde haft kontakt til. De satte hende i forbindelse med nogle andre selvstændige, der var ved at starte et nyt kontorfællesskab op i et stort lokale i Brandts Passage i Odense. I dag sidder der syv mennesker på kontoret – folk, der beskæftiger sig med mange forskellige ting.
”Udover mig er der to andre journalister, der deler en plads. Så er der en, der driver det, der hedder industribasen.dk, og så er der tre andre, der arbejder med online-marketing i et fælles firma. Og det er de tre, der har hovedlejemålet, og som vi andre lejer os ind hos. Det er et APS.”
Selvom Gitte Glibstrup blot lejer sig ind, har det, at hun har været med fra starten, givet hende medindflydelse.
”Jeg har været involveret i den grad, jeg har haft lyst til. De har været meget lydhøre, hvis jeg havde noget, jeg gerne ville spørge om eller sige eller kommentere.Vi har ikke formaliseret det sådan, at vi skal have et fast ugentligt eller månedligt møde, men vi har det hyggeligt, når vi snakker sammen over noget morgenbrød eller en fredagsøl.”
Det er hovedlejerne, der indkøber og betaler alle møbler til kontoret, der stadig var råt og bart, da de flyttede ind. Alligevel blev Gitte Glibstrup tilbudt selv at vælge sine møbler.
”Det kunne jeg godt, men jeg havde ikke nogle præferencer, så det er bare det, der nu blev valgt. Jeg har min computer og printer med som det eneste. Internet, kaffe og rengøring er med i prisen.”
Prisen for en kontorplads har hidtil været på 2500 kr. plus moms, men efter et halvt år er den steget til 3000 kr. plus moms for at dække indkøbene og istandsættelsen af kontoret.
Og de seks måneder væk fra hjemmekontoret har overbevist freelancejournalisten om det gode i at komme ud af huset.
”Jeg har været rigtig glad for det, det er dejligt at have et sted, hvor jeg går på arbejde, og det er dejligt at kunne slukke computeren. Selvfølgelig arbejder jeg også nogle gange om aftenen, men jeg er ikke på samme måde på arbejde hele tiden, som hvis jeg havde kontor hjemme.”
Gitte Glibstrups tre gode råd til opstart af kontorfællesskab
1. Få hurtigt styr på alt det praktiske - rengøring, kaffeordning, print osv. Det er dumt, hvis den slags småting skaber irritationer. Hav evt. et ugentligt/månedligt møde, hvor den slags tages op.
2. Vælg kontorfæller efter kemi. Det er vigtigt at svinge godt sammen, når man nu bruger mange timer i samme rum.
3. Lav noget socialt sammen - spis morgenbrød, drik en fredagsøl, tag ud og bowle - så er det også mere naturligt at bruge hinanden til sparring i arbejdsmæssig henseende.
TEMA - Kontorfællesskaber:
Sådan starter I kontorfællesskab
DJ's praktiske råd til kontorfællesskaber
Bud på vedtægter for kontorfællesskab
Kontorfællesskab og interessentskab
Af Majken S. Eliasen