Det personlige tillæg fastlægges i princippet individuelt ud fra en vurdering af kravene i det konkrete job og den enkeltes indsats, kvalifikationer, specialviden, ansvar m.v. Inden for det offentlige kaldes det ofte ”kvalifikationsløn”.
Det forhandles individuelt i forbindelse med ansættelse, stillingsskift og ændret jobindhold, men det kan også forhandles kollektivt ud fra et ønske om at bevare eller forbedre reallønnen.
Ved nye ansættelser deltager TR om muligt og rådgiver jobsøgeren i forhold til lønkrav, arbejdsbetingede ydelser, goder m.m., som virksomheden bør være indstillet på at honorere. Enhver ansat har ret til at inddrage tillidsrepræsentanten som bisidder ved personlige lønforhandlinger.
Et personligt tillæg, der en gang er givet en medarbejder, kan ikke fratages denne, uanset om vedkommende skifter til en mindre betroet stilling. Ligeledes må andre løndele under normale vilkår ikke modregnes i det personlige tillæg.
Der er arbejdsgivere, der hæfter sig bogstaveligt ved en overenskomst-formulering, der kan hedde “ud over den i paragraf 1 nævnte minimalløn kan der gives personligt tillæg”, og som derfor ikke mener sig forpligtet til det. Det må betragtes som en utrolig ringeagtsytring, hvis arbejdsgiveren ansætter folk, hvis kunnen, kvalifikationer og ansvarlighed takseres til 0.
På arbejdspladser med skalalønninger, der ligger langt under løngennemsnittet, forhandles ofte en bundgrænse for det personlige tillæg.
På de fleste overenskomster inddrages TR mindst en gang årligt i kollektive forhandlinger om personlige tillæg, hvor arbejdsgiveren er forpligtet af overenskomsten til at drøfte summen af de personlige tillæg med tillidsrepræsentanterne.
Blandt funktionærgrupper er ansatte i mediebranchen – ikke mindst journalister - kendetegnet ved høje personlige tillæg. Det skyldes bl.a. fagets karakter. Dagligdagen i branchen stiller udøverne overfor store krav til hurtighed, fleksibilitet, udstrakt selvstændighed i jobbet og engagement.
Andre redaktionelle medarbejdere, f.eks. fotografer og redigeringsteknikere på de elektroniske medier, har svært ved at overbevise ledelserne om, at de skal have samme høje tillæg, fordi de indgår i de samme hold